FRAGE
Ist die vielbeschworene Stunde Mehrarbeit die Lösung zur Produktivitätssteigerung?
Guido Zander: „Das kommt auf die Auslastungssituation an. Hat man eine stabile Auftragslage ohne große Schwankungen, die es ermöglicht, dass die zusätzliche Arbeitsstunde tatsächlich produktiv genutzt wird, dann erhöht man dadurch natürlich die Produktionskapazität. Muss die zusätzliche Stunde allerdings bezahlt werden, bleibt die Produktivität im Verhältnis von eingesetzten Kosten zu erzieltem Output gleich.
Anders sieht die Rechnung in einem volatilen Umfeld aus. Schwankt die Auftragslage sehr stark und hat man einen starren Schichtplan, führt dies zwangsläufig dazu, dass bei niedriger Auftragslage Leerstunden entstehen, also Beschäftigte anwesend sind, die nicht produktiv arbeiten können. Bei Auftragsspitzen zahlt man dann nochmal für Mehrarbeit. Der Arbeitgeber zahlt manche Stunden also doppelt: einmal als Leerstunde und dann noch als Mehrarbeit. Wird in einem derartigen Umfeld die Wochenarbeitszeit erhöht, erhöht man am ehesten die Leerstunden. Die Produktivität sinkt dann sogar. Die berühmte eine Stunde mehr kann also in einem volatilen Umfeld sogar die Produktivität senken.
Und im aktuellen Polykrisenumfeld schwanken die Auftragslagen eher mehr. Selbst wenn Aufträge vorhanden sind, kann in vielen Unternehmen sporadisch nicht produziert werden, wenn durch gestörte Lieferketten bestimmte Vorprodukte nicht vorhanden sind.
Während sich die Stunde mehr auf Auftragsspitzen fokussiert, haben flexible Arbeitszeiten auch eine Antwort auf Phasen mit niedriger Auslastung. Es werden also gleichzeitig Mehrarbeit und Leerstunden vermieden.“
FRAGE
Flexibilität ist also wichtiger als Mehrarbeit?
Guido Zander: „In unserem aktuellen Umfeld definitiv. Was bringt es, wenn wir mehr arbeiten, wenn noch nicht einmal die vorhandene Arbeitszeit komplett produktiv genutzt wird? Und Flexibilität hat noch weitere Vorteile. Neben der Produktivitätssteigerung durch weniger Leerzeiten erhöht sich die Liefertreue, da man bei Auftragsspitzen handlungsfähiger ist und drohende Konventionalstrafen besser vermeiden kann.“
FRAGE
Das wird dann aber für die Beschäftigten unattraktiv, oder?
Guido Zander: „Das ist ein wichtiger Punkt. Wenn man Flexibilität so versteht, dass die Beschäftigten immer anwesend sein müssen, wenn man sie benötigt, und abwesend sein sollen, wenn wenig zu tun ist, und dies kurzfristig angeordnet wird, dann ist das für Beschäftigte nicht nur unattraktiv, sondern sogar gesundheitsgefährdend. Daher ist es wichtig, Flexibilität nicht nur aus der Arbeitgeber-, sondern auch aus der Arbeitnehmerperspektive zu betrachten und diese einzubeziehen. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist es, die Mitarbeitenden in die Planungsprozesse einzubinden und ihnen Einfluss auf die eigene Arbeitszeit zu geben. Das kann durch intelligente Planungsprozesse ermöglicht werden, die durch Workforce Management Systeme unterstützt werden.
Wenn per App Verfügbarkeiten und Arbeitszeitpräferenzen hinterlegt und bei der Planung berücksichtigt werden und nachträglich noch Schichten über eine Schichttauschbörse getauscht werden können, erhalten sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende mehr Flexibilität.“
Guido Zander
Geschäftsführender Partner
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Leerstunden, starre Schichtpläne und fehlende Flexibilität kosten Unternehmen bares Geld. Wir analysieren Ihren Personalbedarf und entwickeln Arbeitszeitmodelle, die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit gleichzeitig steigern.
FRAGE
Viele haben Angst, das Thema Arbeitszeit überhaupt anzupassen. Sie befürchten zu viel Unruhe und ewig lange Diskussionen mit Betriebsräten und Gewerkschaften. Was ist diesbezüglich Ihre Erfahrung?
Guido Zander: „Auch das ist eine nicht unberechtigte Sorge. Allerdings beruht sie auf Erfahrungen aus klassischen Arbeitszeitprojekten, in denen oft ein Arbeitszeit- oder Schichtmodell A zwangsweise durch ein Schichtmodell B ersetzt wurde. Das führt zwangsläufig zu Diskussionen, weil viele Beschäftigte ihr Leben und die Kinderbetreuung um das existierende Modell herum geplant haben. Jede Veränderung, selbst wenn diese aus Modellsicht eher positiv ist, wird da erst einmal kritisch gesehen.“
FRAGE
Und wie kann man das besser machen?
Guido Zander: „Wir gehen seit einigen Jahren in unseren Projekten einen anderen Weg. Zum einen führen wir Mitarbeiterinterviews durch, in denen wir die Wünsche und Befindlichkeiten abfragen. Daraus leiten wir ab, welche Art von Veränderung gegebenenfalls akzeptanzfähig wäre.
Dann analysieren wir anhand von Vergangenheitsdaten den Personalbedarf und dessen Schwankungen. Daraus leiten wir ab, wie viel Flexibilität man überhaupt benötigt. Oft neigt man dazu, die maximale Flexibilität zu fordern, obwohl man sie gar nicht benötigt. Das schreckt natürlich ab.
Und dann kommt der wichtigste Punkt: In der Regel belassen wir das aktuelle Modell als Basismodell, in das alle Mitarbeitenden zunächst automatisch eingeteilt werden. Es muss sich also niemand verändern, der sich nicht verändern will. Zusätzlich bieten wir ein bis zwei Flexibilitätsmodelle an, die von den Mitarbeitenden freiwillig gewählt werden können.
In einem Flexibilitätsmodell ist genau beschrieben, welche Art von Flexibilität wie oft mit welcher Ankündigungsfrist benötigt wird und was die in diesem Modell arbeitenden Beschäftigten dafür erhalten. Dieser Anreiz wird in der Regel durch die zusätzlich gewonnene Flexibilität mehr als gegenfinanziert.
Im Ergebnis können Beschäftigte also je nach Lebensphase zwischen verschiedenen Modellen wählen, und sie erhalten eine Kompensation für die zur Verfügung gestellte Flexibilität. Das Unternehmen erhält verlässlich abrufbare Flexibilität, ohne im Einzelfall bitten und hoffen zu müssen, dass sich jemand dazu bereit erklärt. Da die Modellwahl freiwillig ist, haben wir so gut wie keine Widerstände bei Betriebsräten, Gewerkschaften und Beschäftigten bei der Umsetzung.“
FRAGE
Wie geht es weiter, wie wird sich die Arbeitszeit langfristig entwickeln?
Guido Zander: „Das Thema Arbeitszeit wird aufgrund der gesellschaftlichen Entwicklung und der notwendigen Flexibilität zunehmend zu einem strategischen Thema. In der Vergangenheit wurde Arbeitszeit operativ verwaltet: Die Zeit wurde erfasst, bewertet, auf einem Zeitkonto geführt und irgendwann ausbezahlt.
In Zukunft geht es darum, die Personalkapazität so zu flexibilisieren, dass Beschäftigte bis zur Rente gesund bleiben und ihr Privatleben organisieren können. Den Unternehmen, denen dies gelingt, steigern die Produktivität, senken Krankstände und reduzieren Fluktuationskosten. Ich kenne aktuell kein anderes Thema, mit dem man diese drei Punkte gleichzeitig positiv beeinflussen kann.
Allerdings muss klar sein, dass diese Art der Arbeitszeitgestaltung bei vielen Unternehmen auch eine Kulturveränderung nach sich zieht, die drei bis fünf Jahre in der Umsetzung dauern kann. Man kann allerdings bereits im ersten Projektjahr substanzielle Verbesserungen erzielen. Daher sollte man nicht erst anfangen, wenn es schon fast zu spät ist, sondern die Veränderung lieber aus einer Position der Stärke beginnen.“
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Guido Zander
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