Peronaleinsatzplanung: Flexibilität für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter

Personaleinsatzplanungplus

Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?

In der Personaleinsatzplanung werden Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikation und unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen aus Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen und Arbeitszeitgesetzen einem Bedarf/Arbeitsplatz zugeordnet.

Im Ergebnis hat man dann den richtigen Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Arbeitsplatz. Letztendlich kann man dies auch erreichen, indem man die Mitarbeiter jeweils kurzfristigst umplant. Dies führt allerdings zu unzufriedenen Mitarbeitern. Idealerweise ist der Prozess zur Personaleinsatzplanung so gestaltet, dass es für die Mitarbeiter durch eine vorgeschaltete Personalbedarfsermittlung eine ausreichende Planungssicherheit gibt und die Beschäftigen Einfluss auf die eigene Arbeitszeit haben. Dies wird z.B. durch die Erfassung von Arbeitszeitwünschen oder das Tauschen von Schichten ermöglicht.

Vorteile unserer Beratung zur Personaleinsatzplanung für Sie:

  • Inhaltlich
    • Teure Leerzeiten und Überstunden vermeiden
    • Produktivität erhöhen
    • Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Einfluss auf die eingene Arbeitszeit erhöhen
    • Flexibilität für Unternehmen und Mitarbeiter steigern
    • Service-Level verbessern
  • Methodisch / fachlich
    • Integrierter Ansatz von der Personalbedarfsermittlung über die Definition von Arbeitszeitmodellen und einen Prozess zur Personaleinsatzplanung bis hin zu Analysen und Controllingprozessen
    • Über 25 Jahre Erfahrung im Thema Personaleinsatzplanung aus über 300 Projekten in allen Branchen und Unternehmensgrößen
    • Umfangreicher „Werzeugkasten“, mit dem effizient exakt für Ihr Unternehmen passende Arbeitszeitmodelle und Prozesse zur Personaleinsatzplanung entwickelt werden können
    • Keine eigene Software für Personaleinsatzplanung an Bord! Wir gestalten erst die für Sie passenden Prozesse zur Personaleinsatzplanung und suchen dann – nur bei Bedarf – mit Ihnen die dazu passende Softwareunterstützung
    • Unabhängiger Prozess zur Softwareauswahl mit Erfahrung aus über 40 Softwareauswahlprojekten in unterschiedlichsten Branchen und ausgeprägtes Know-how über die relevanten Software-Anbieter im deutschsprachigen Raum

Kontaktbild BS

Sie haben Fragen? Wir helfen gerne weiter!

Rufen Sie uns unverbindlich an unter +49 89 43737 259 oder teilen Sie uns Ihre Wünsche über unser Kontaktformular mit. Name, Unternehmen und E-Mail genügt. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Warum „plus“?

Warum „plus“? Was machen wir mit unserer Beratung zur Personaleinsatzplanung anders als andere?

Prozesse der Personaleinsatzplanung können vielfältig gestaltet werden. Von der automatisierten Personaleinsatzplanung durch ein System bis hin zu selbstorganisierenden Gruppen, mit unterschiedlichen Rollendefinitionen für die Beteiligten und dazu passendem Design der Informationsflüsse. Als Werkzeug zur Personaleinsatzplanung kann je nach Prozess eine Pinnwand oder Excel ausreichend sein, in komplexeren Umgebungen benötigt man meist hochspezialisierte Tools zur Personaleinsatzplanung.

Wir sind zwar ausgewiesene Kenner des Marktes, bieten aber selbst keine professionelle Software zur Personaleinsatzplanung an (für kleine Unternehmen, für die eine professionelle Software aus kostengründigen nicht in Frage kommt, finden Sie hier Informationen zu unserer Excel Personaleinsatzplanung). Dies ermöglicht uns eine völlig freie Prozessdefinition, um die für Sie beste Lösung zu finden. Danach finden wir dann gemeinsam mit Ihnen die beste Möglichkeit, den Prozess der Personaleinsatzplanung mit oder ohne Software umzusetzen und können Sie ggf. auch bei der Auswahl der für Sie passenden Software-Lösung unterstützen

Nutzen der  bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung

Mit unserem innovativen Modell zur bedarfsorienierten Personaleinsatzplanung senken wir Ihre Kosten, steigern Qualität und Produktivität und verbessern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter

Flexible Arbeitszeitmodelle werden immer wichtiger, um sowohl dem steigenden Flexibilitätsbedarf von Unternehmen als auch ihren Mitarbeitern gerecht zu werden.

Flexibilisierung ohne Steuerung in Form einer Personaleinsatzplanung ist aber in der Regel kontraproduktiv, da nicht gewährleistet werden kann, dass die Flexibilität auch im Sinne aller Beteiligten zielgerichtet eingesetzt wird.

Mit einem geeigneten Prozess zur Personaleinsatzplanung können Sie Kosten sparen und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, indem Sie diese in die Gestaltung der Dienst- bzw. Schichtpläne einbeziehen.

Gleichzeitig steigern Sie die Servicequalität bzw. Sicherheit des Produktionsbetriebs, indem Sie Unterbesetzungen vermeiden.

Beratung zur Personaleinsatzplanung

Unsere Beratungsleistung zur bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung lässt keine Fragen offen

Durchführung von Analysen, Prognosen und Simulationen

  • Analyse von Vergangenheitsdaten, um Muster in Jahres-,  Wochen- und Tagesverläufen für die Prognose zu identifizieren
  • Aufbau von Simulationsmodellen, um z.B. die Auswirkungen neuer Arbeitszeitmodelle auf Basis von Echtzahlen aus der Vergangenheit zu verproben

Erstellung von Prozessdefinitionen und Kennzahlensystemen

  • Definition eines Prognoseprozesses, der auf Basis der im Unternehmen vorhandenen Daten Personalbedarfsprognosen zur Personaleinsatzplanung ermöglicht (siehe Personalbedarfsermittlung)
  • Definition unterschiedlichster Prozesse zur Personaleinsatzplanung (vom zentralen  Planungsprozess bis hin zu dezentraler Einsatzplanung in selbstorganisierenden Gruppen  – je nach Unternehmenskultur und Anforderungen)
  • Definition eines Kennzahlensystems als Controlling-Instrument, durch das Fehlplanungen  bzw. Fehlprognosen in der Personaleinsatzplanung sichtbar und somit für die Zukunft vermeidbar werden

Ausarbeitung von Regelungen und Arbeitszeitmodellen

  • Definition von Spielregeln innerhalb des Prozesses zur Personaleinsatzplanung, mit denen Fairness für die Mitarbeiter sichergestellt wird
  • Gestaltung von zum Bedarf passenden Arbeitszeitmodellen
  • Erstellen und Verhandeln von Betriebsvereinbarungen
  • Aufbau von Qualifikationsmatrizen als Basis für Multi-Skill-Systeme für mehr Flexibilität in der Personaleinsatzplanung
  • Identifizierung von „Quick-Wins“, um ggf. auch im Rahmen bestehender Betriebsvereinbarungen mit wenig Aufwand und in kurzer Zeit Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende zu generieren

Begleitung der Umsetzung

  • Dokumentation in Form von Prozess- und Organisationshandbüchern
  • Vorbereitung und Durchführung von Führungskräfteveranstaltungen
  • Vorbereitung, Durchführung und Aufbereitung von (auf Wunsch anonymen) Mitarbeiterinterviews, um mehr über Wünsche und Haltungen von Beschäftigten zu erfahren
  • Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeiterveranstaltungen  (Schulungs- bzw.  Informationsveranstaltungen)
  • Coaching von Planern und Führungskräften im Rahmen der neuen Prozesse zur Personaleinsatzplanung
  • Sicherstellen einer stringenten und empfängerorientierten Kommunikation im Rahmen des Veränderungsprozesses durch klare Kommunikationskonzepte und Sprachregelungen
  • Da wir von unserer Interessenlage her neutral sind, nehmen wir oft eine Mittlerrolle zwischen Unternehmen und Mitarbeitervertretung ein
  • Durchführen eines Softwareauswahlprozesses, falls es im Unternehmen noch kein geeignetes System zur operativen Unterstützung der Personaleinsatzplanung gibt

Modell zur Personaleinsatzplanung

Modell der bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung der SSZ Beratung

Voraussetzung für jede erfolgreiche Flexibilisierung ist ein definierter Prozess zur Personaleinsatzplanung.

Personaleinsatzplanung

Modell zur bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung

Unser Modell zur bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung stellt sicher, dass …

  • die Bedarfsverläufe und der daraus resultierende Personal– bzw. Flexibilitätsbedarf bekannt sind
  • die definierten Arbeitszeitmodelle genau die Flexibilität ermöglichen, die für Ihre Bedarfsprofile benötigt wird
  • ein definierter Prozess zur Personaleinsatzplanung vorgibt, wer wann wen mit welchen Tools und welchen Ankündigungsfristen plant und wie Mitarbeiter in diesem Prozess zur Personaleinsatzplanung involviert werden
  • Gleichbehandlung und Fairness zwischen den Beschäftigten im Rahmen der Personaleinsatzplanung hergestellt werden können
  • klar wird, wieviel Flexibilität vom einzelnen Beschäftigten benötigt wird und wieviel Flexibilität und Zeitsouveränität der einzelne Beschäftigte für sich im Rahmen der Personaleinsatzplanung in Anspruch nehmen kann (das muss nicht für alle Mitarbeiter gleich sein)
  • definierte Rahmenbedingungen für die Personaleinsatzplanung gelten, wie z.B. Einhaltung von Zeitkontengrenzen, Ankündigungsfristen, Regeln zum Auf– und Abbau von Zeitkonten
  • die Kennzahlen zur Steuerung der Personaleinsatzplanung bekannt sind und regelmäßig verfolgt werden

FAQ’s zur Personaleinsatzplanung

Was ist der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Schichtplanung?

Der Hauptunterschied zwischen Schichtplanung und Personaleinsatzplanung liegt in der Flexibilität der Einsatzplanung. Unter einem Schichtplan bzw. Schichtplanung versteht man in der Regel einen festen Ablauf von Schichtfolgen, d.h. einen Plan der sich z.B. alle 4 Wochen wiederholt. Das Ergebnis der Schichtplanung ist für den/die Mitarbeiter/in auch eine Art Personaleinsatzplan, denn er/sie weiß, welche Schicht an welchem Tag vorgesehen ist. Da man einen Schichtplan beliebig weit ausrollen kann, kennt man somit auch die Arbeitszeiten beliebig weit in die Zukunft.

Ein Personaleinsatzplan wird für einen bestimmten Zeitraum (z.B. Woche(n) oder Monat) jedesmal neu auf Basis einer bestimmten Bedarfssituation erstellt. Im Ergebnis weiß man dann ebenfalls, an welchem Tag man wann arbeiten muss. Allerdings immer nur für die Zeitperiode, die durch den Personaleinsatzplan abgedeckt wird. Daher ist es bei Personaleinsatzplänen im Rahmen eines Prozesses zur Personaleinsatzplanungauch immer wichtig, eine Ankünfigungsfrist festzulegen, die definiert, bis wann ein verbindlicher Personaleinsatzplan für eine Zeitperiode vorliegen muss.

Man kann beide Pläne auch kombinieren. So kann man z.B. 80% der Arbeitszeit bei der Schichtplanung langfristig festlegen und kurzfristige Bedarfsspitzen im Rahmen der Personaleinsatzplanung über Einbringschichten abdecken.

 

Ab wann benötigt man eine Personaleinsatzplanung?

Dies hängt von Ihrer Bedarfssituation ab. Wenn…

  • … ihre Bedarfe saisonal schwanken und/oder
  • … ihre Bedarfe innerhalb einzelner Wochentage schwanken und/oder
  • … ihre Bedarfe innerhalb eines Tages schwanken
  • …Sie bei stabilen Bedarfen keine Schichtplan finden, der von allen Mitarbeitern akzeptiert wird

wird es schwer werden, diese Bedarfe über einen fixen, rollierenden und akzeptierten Schichtplan abzudecken. In diesem Fall macht eine strukturierte Personaleinsatzplanung in jedem Fall Sinn. Je nach Größe der Bedarfsschwankung und dem Zeithorizont, in dem die Flexibilität beötigt wird, macht es Sinn eine Jahresplanung, Mittelfristplanung und/oder Wochenplanung festzulegen.

Sie sind sich nicht sicher, wie Ihre Bedarfssituation (siehe Forecast / Personalbedarfsermittlung) aussieht oder wie Personaleinsatzplanungsprozesse aussehen können? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter!

 

 

Warum sollte man einen Prozess zur Personaleinsatzplanung definieren?

Je nach Zielsetzung wird ein unterschiedlicher Prozess zur Personaleinsatzplanung benötigt

Zuerst kommt die Frage, was man mit einer Personaleinsatzplanung erreichen will. Hauptziel ist in der Regel, das Personal  bedarfsorientiert zu verplanen. Die Nebenziele geben dabei aber das „Wie?“ vor. Sollen den Mitarbeitern z.B. die Möglichkeit gegeben werden, Arbeitszeitwünsche zu äußern? Wenn ja, an welcher Stelle im Prozess soll dies sein? Noch vor  Beginn der Planung (nachdem man die  Bedarfe kennt) oder erst durch Schichttäusche, nachdem der Einsatzplan veröffentlicht ist. Soll die Planung zentral durch einen Planer passieren oder dezentral, evtl. sogar selbst durch die Mitarbeiter? Wenn ein Mitarbeiterwunsch z.B. im Konflikt zu einer Zeitkontengrenze steht (z.B. würde das Akzeptieren des Wunsches bedeuten, dass ein Zeitkonto eine definierte Obergrenze reißt), soll dann die Wunscherfüllung oder das Einhalten der Zeitkontengrenze mehr priorisiert werden?

Je nachdem, wie diese Fragen beantwortet werden, sieht der Prozess zur Personaleinsatzplanung anders aus. Werden diese Fragen für ein Unternehmen nicht einheitlich beantwortet, bedeutet dies in der Regel, dass dies jede Führungskraft/jeder Planer je Bereich individuell macht und Personaleinsatzplanung innerhalb eines Unternehmens sehr unterschiedlich gehandhabt wird. Oft führt dies auch zu Mitarbeiterunzufriedenheit, wenn in anderen Bereichen die Personaleinastzplanung scheinbar  „besser“ gehandhabt wird.

Es gibt viele Möglichkeiten Personaleinsatzplanung zu betreiben – man sollte sich für einen Weg entscheiden

Wie bereits erwähnt können Prozesse zur Personaleinsatzplanung unterschiedlichst gehandhabt werden. Dies fängt schon damit an, welche Planungshorizonte betrachtet werden. Gibt es eine Jahresplanung, eine Mittelfristplanung, einen Wochenplanung, eine Tagesplanung? Wie sehen diese dann konkret aus?

Unterschiedliche Möglichkeiten für Personaleinsatzplanungsprozesse

Unterschiedliche Möglichkeiten für Personaleinsatzplanungsprozesse

Soll der Plan zentral durch einen Planer vorgegeben werden oder sollen sich Mitarbeiter innerhalb bestimmter Rahmenbedingen (z.B. Bedarfsdeckung, Zeitkontengrenzen) selbst verplanen? Alleine diese Entscheidung hat fundamental Auswirkungen darauf, wie der Prozess am Ende aussieht.

Ein definierter Prozess zur Personaleinsatzplanung ist die Basis für ein Lastenheft und eine Softwareauswahl

Hat man innerhalb eines Unternehmens unterschiedlichste Prozesse zur Personaleinsatzplanung erschwert dies auch die Auswahl und Einführung eines Softwaretools. Erst auf Basis eines verheintlichten Prozesses macht es Sinn, Anforderungen zu definieren und darauf basierend eine Software auszuwählen. Die Art des Prozesses gibt dann auch vor, welche Art von Tool sinnvoll ist. Planen sich die Mitarbeiter selbst, benötigt man kein Tool, das automatisiert optimierte Pläne errechnet, sondern eines, das die kollaborative Planerstellung per App und/oder Webkomponente ermöglicht.

 

Was ist bei der Umsetzung einer Personaleinsatzplanung zu achten?

Die Umsetzung einer Personaleinsatzplanung in einem Unternehmen wird oft unterschätzt. Folgende Dinge sollten daher unbedingt beachtet werden:

1. Bedarfssituation muss bekannt sein
Voraussetzung für eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung ist, dass sowohl der Personal- als auch der Flexibilitätsbedarf (z.B. Auftragsschwankungen je Woche, je Tag, innerhalb eines Tages) bekannt sind. Nur wenn man diese Bedarfe kennt bzw. prognostizieren kann, kann man die Arbeitszeitkapazität auch dagegen planen. Hier finden Sie nähere Informationen zum Thema Forecast- und Personalbedarfssermittlung finden Sie.

2. Betriebsvereinbarung muss Spielraum für eine Personaleinsatzplanung hergeben
Oft erleben wir in der Praxis, dass man zwar eine flexible Personaleinsatzplanung haben möchte, die zugrunde liegende Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit gibt aber leider nicht die notwendigen Spielräume. In diesem Fall muss man analysieren, inwieweit es der Vereinbarung neuer Arbeitszeitmodelle bedarf, die eine flexible Planung zulassen.

3. Ein Prozess zur Personaleinsatzplanung muss definiert sein
Die möglichen Prozesse für eine Personaleinsatzplanung sind sehr vielfältig. Oft gibt es innerhalb eines Unternehmens bzw. sogar innerhalb eines Bereichs unterschiedliche Wege, wie ein Personaleinsatzplan erstellt wird. Dies kann einerseits z.B. ein zentraler Ansatz sein, in dem ein Planer den Mitarbeitern Arbeitszeiten zuweist oder ein System einen optimierten Einsatzplan errechnet. Andererseits kann man auch nur bestimmte Rahmenbedingungen vorgeben (z.B. Anzahl benötigter Personen in Zeitintervallen sowie Grenzwerte für Zeitkonten) und die Mitarbeiter verplanen sich selbst. Zwischen diesen beiden Extremen sind viele Zwischenschritte möglich. Wichtig ist aber, dass man innerhalb eines Unternehmens sich auf einen Prozess einigt und Abweichungen nur zulässt, wenn diese durch eine spezifische Bereichlogik notwendig werden. Innerhalb eines Bereiches sollte man immer einen einheitlichen Planungsprozess anwenden.

4. Software erst kaufen, wenn die Rahmenbedingungen und Anforderungen klar sind
In unserer Beratungspraxis erleben wir immer wieder, dass sich Unternehmen dem Thema Personaleinsatzplanung im ersten Schritt durch den Kauf einer Software nähern. Und dann stellen sie fest, dass nicht klar ist, wie geplant werden soll oder dass die Betriebsvereinbarung eine flexible Planung nicht zulässt. Daher sollten folgende Dinge vor dem Kauf einer Software bekannt sein:

  • Bedarfssituation (Saisonale, wöchentliche und ggf. tägliche Bedarfsprofile)
  • Definierter Prozess zur Personaleinsatzplanung
  • Betriebsvereinbarung inkl. eines Personaleinsatzplanungsprozesses
  • Lastenheft, das die Anforderungen beschreibt

Ein Personaleinsatzplanungssystem hat in der Regel sehr komplexe Schnittstellen zu einer Zeitwirtschaft (Personalstamm, Fehlgründe, Schichten, Zeitkonten etc.). Daher ist ein integriertes System (Personaleinsatzplanung, Zeitwirtschaft) zu bevorzugen. Die Schnittstelle von einer Zeitwirtschaft zum Lohnsystem ist dagegen vergleichsweise einfach.

Hier finden Sie nähere Informationen zum Thema Softwareauswahl.

5. Mitarbeitervetretung von Anfang an involvieren
Viele Fragen rund um eine Personaleinsatzplanung sind mitbestimmungspflichtig. Darüber hinaus bietet das Thema Personaleinsatzplanung viele Chancen für Mitarbeiter (Planungssicherheit, Einfluss auf die eigene Arbeitszeit), so dass für Unternehmen und Mitarbeiter Win-Win-Situationen entstehen können. Daher ist es extrem wichtig, das Vorgehen von Anfang an gemeinsam mit der Mitarbeitervertretung zu gestalten.

6. Ziele und zu erwartenden Nutzen klar definieren

Der Nutzen einer Personaleinsatzplanung kann sehr groß sein. Welche Art von Nutzen man jedoch durch eine Personaleinsatzplanung realisiert hängt von der Zielsetzung ab und wie diese umgesetzt wird. Ist die Bedarfsdeckung und wirtschaftliche Kriterien am wichtigsten wird die Lösung vermutlich anders aussehen als wenn Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität an oberster stelle stehen.

Ist man sich nicht sicher, wie groß das Potenzial einer Personaleinsatzplanung ist, sollte man eine Potenzialanalyse durchführen oder sogar einen Business Case rechnen.

 

 

Was ist der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management?

Peronaleinsatzplanung ist nur ein Schritt eines umfassenden Workforce Management. Hier finden Sie weiterführende Informationen zum Thema Workforce Management.