Beratung und Software zur Personalbedarfsplanung aus einer Hand

Personalbedarfsplanung

Was ist Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung ist die Verbindung zwischen einer Leistungsplanung (z.B. Absatzplanung, Umsatzerwartung, Serviceleistung) und der Personaleinsatzplanung. Im Rahmen der Personalbedarfsplanung wird festgelegt,  wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation zu welchen Zeitpunkten an welchen Orten erforderlich sind.

Die Personalbedarfsplanung besteht aus zwei Schritten: Dem Forecast, mit dem zu erwartende Leistungen (Aufträge, Umsätze, Anrufe, …) prognostiziert werden und der Personalbedarfsermittlung, in der aus einem Forecast der Leistungen die benötigten Personalbedarfe abgeleitet werden.

Vorteile unserer Personalbedarfsplanung für Sie

  • 15 Jahre Erfahrung in der Analyse, Berechnung und Prognose von Personalbedarfen in allen Branchen
  • Umfangreiches methodisches Know-how in der Personalbedarfsplanung
  • Komplettpaket von der methodischen Beratung bis hin zur softwaretechnischen Umsetzung
  • Neben Standards auch Umsetzung sehr individueller Anforderungen
  • Anbindung an alle gängigen Workforce Management-Systeme möglich
  • Alles aus einer Hand: Personalbedarfsanalysen, Personalbedarfsberechnungen, Forecast

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Bestandteile einer Personalbedarfsplanung:

Eine Personalbedarfsplanung besteht aus Forecast und Personalbedarfsermittlung

Forecast ist die Prognose des Arbeitsvolumens für unterschiedlichste zeitliche Perioden

Beim Forecast findet im ersten Schritt eine reine mengenbasierte Prognose auf sogenannte Bedarfstreiber statt. Bedarfstreiber können z.B. Aufträge in der Produktion, Umsätze bzw. Kundenfrequenzen im Handel, Geschäftsvorfälle in Versicherungen, Anrufe in Call Centern oder andere geeignete Kennzahlen sein.

Der Forecast kann sich auf ein Jahr, Kalenderwochen, Tage oder 15-Minuten-Intervalle beziehen.

Aus den Vergangenheitsdaten werden typische Verlaufsprofile für ein Jahr, eine Woche oder einen Tag erstellt und um Ereignisse wie z.B. Werbekampagnen oder Wettereinflüsse, langfristige und kurzfristige Trends oder Vertriebsplanungen sinnvoll ergänzt, um zu guten Ergebnissen zu kommen.

Beispiele für Forecast-Profile:

Bedarfsprofile zur Personalbedarfsplanung

Der Forecast ist je Unternehmen individuell, d.h. es gibt zwar Ähnlichkeiten innerhalb einer Branche, die tatsächliche Ausprägung je Unternehmen ist aber erfahrungsgemäß sehr unterschiedlich. Selbst wenn sich der Bedarfsverlauf in zwei Unternehmen ähnelt, kann der Weg zur Herstellung einer guten Personalbedarfsprognose sehr unterschiedlich sein, weil die im Rahmen der Prognose genutzten historischen Daten in unterschiedlicher Form vorliegen.

Personalbedarfsermittlung ist die Umrechnung des Arbeitsvolumens in benötigte Personalkapazität

Auch die Umrechnung der Forecast-Zahlen in Personalbedarf ist sehr branchen- bzw. unternehmensspezifisch. Erfolgt die Umrechnung von Forecast in Personalbedarf im Back-Office z.B. über Bearbeitungszeiten, so ist es im Call-Center oft die Erlang C-Methode auf Basis von durchschnittlichen Anrufzeiten (Aufgrund bekannter Mängel diese Methode, haben wir allerdings für Call Center eine eigene Systematik enwickelt). Im Handel können es z.B. wiederum durchschnittliche Bon-Größen an der Kasse sein.

Die Ermittlung dieser Leistungskennziffern zur Umrechnung der Bedarfstreiber in Personalbedarfsstunden ist oft schwierig und aufwändig. Die Messung von Zeiten über z.B. REFA-Methoden ist in der Regel sehr aufwändig und sehr wenig Veränderungsresistent. D.h. Prozessänderungen führen schnell zu nicht mehr aktuellen Vorgabezeiten. Mit unserem mit dem Innovation Award 2108 prämierten Tool Workforce Analytics plus können wir viele Leistungskennziffern auf Basis oft vorhandener Daten mit statistischen Methoden ermitteln.

In der Personalbedarfsermittlung werden dann aus den Forecast-Profilen anhand der Leistungskennziffern die konkreten Personalbedarfe inklusive Reservebedarf für die einzelnen Zeiträume abgeleitet, so dass schließlich die Zahl der benötigten Mitarbeiter pro Zeitintervall, Tage, Wochen bekannt sind, aber auch die Höhe der Schwankungen zwischen einzelnen Zeitintervallen bzw. Tagen und Wochen.

Unser Leistungen für Sie

Beratung und Software für die Personalbedarfsplanung aus einer Hand

Da die Personalbedarfsplanung sehr unternehmenspezifisch ist, kommt man oft an einer unernehmenspezifischen Umsetzung nicht vorbei. Wir haben das Know-how, die für Sie passende Lösung zu konzipieren und komplett umzusetzen. Dabei greifen wir auf Standards zurück, die wir schnell auf Ihre Anforderungen anpassen können.

Erfahren Sie hier mehr über unsere Leistungen:

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