Personalbedarfsplanung. Professionelle Beratung und Software aus einer Hand

Personalbedarfsplanung

Was ist Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung ist die Verbindung zwischen einer Leistungsplanung (z.B. Absatzplanung, Umsatzerwartung, Serviceleistung) und der Personaleinsatzplanung. Im Rahmen der Personalbedarfsplanung wird festgelegt,  wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation zu welchen Zeitpunkten an welchen Orten erforderlich sind.

Die Personalbedarfsplanung besteht aus zwei Schritten: Dem Forecast, mit dem zu erwartende Leistungen (Aufträge, Umsätze, Anrufe, …) prognostiziert werden und der Personalbedarfsermittlung, in der aus einem Forecast der Leistungen die benötigten Personalbedarfe abgeleitet werden.

Vorteile unserer Personalbedarfsplanung für Sie

  • 15 Jahre Erfahrung in der Analyse, Berechnung und Prognose von Personalbedarfen in allen Branchen
  • Umfangreiches methodisches Know-how in der Personalbedarfsplanung
  • Komplettpaket von der methodischen Beratung bis hin zur softwaretechnischen Umsetzung
  • Neben Standards auch Umsetzung sehr individueller Anforderungen
  • Anbindung an alle gängigen Workforce Management-Systeme möglich
  • Alles aus einer Hand: Personalbedarfsanalysen, Personalbedarfsberechnungen, Forecast

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Bestandteile einer Personalbedarfsplanung:

Eine Personalbedarfsplanung besteht aus Forecast und Personalbedarfsermittlung

Forecast ist die Prognose des Arbeitsvolumens für unterschiedlichste zeitliche Perioden

Der Forecast ist im ersten Schritt eine reine mengenbasierte Prognose auf sogenannte Bedarfstreiber. Bedarfstreiber können z.B. Aufträge in der Produktion, Umsätze bzw. Kundenfrequenzen im Handel, Geschäftsvorfälle in Versicherungen, Anrufe in Call Centern oder andere geeignete Kennzahlen sein.

Der Forecast kann sich auf ein Jahr, Kalenderwochen, Tage oder 15-Minuten-Intervalle beziehen.

Aus den Vergangenheitsdaten werden typische Verlaufsprofile für ein Jahr, eine Woche oder einen Tag erstellt und um Ereignisse wie z.B. Werbekampagnen oder Wettereinflüsse, langfristige und kurzfristige Trends oder Vertriebsplanungen sinnvoll ergänzt.

Beispiele für Forecast-Profile:

Bedarfsprofile zur Personalbedarfsplanung

Der Forecast ist je Unternehmen individuell. Es gibt zwar Ähnlichkeiten innerhalb einer Branche, die tatsächliche Ausprägung je Unternehmen ist aber erfahrungsgemäß sehr unterschiedlich. Selbst wenn sich der Bedarfsverlauf in zwei Unternehmen ähnelt, kann der Weg zur Herstellung einer guten Personalbedarfsprognose sehr unterschiedlich sein, weil die im Rahmen der Prognose genutzten historischen Daten in unterschiedlicher Form vorliegen.

Personalbedarfsermittlung ist die Umrechnung des Arbeitsvolumens in benötigte Personalkapazität

Auch die Umrechnung der Forecast-Zahlen in Personalbedarf ist sehr branchen- bzw. unternehmensspezifisch. Erfolgt die Umrechnung von Forecast in Personalbedarf im Back-Office z.B. über Bearbeitungszeiten, so ist es im Call-Center oft die Erlang C-Methode auf Basis von durchschnittlichen Anrufzeiten. Aufgrund bekannter Mängel dieser Methode, haben wir für Call Center eine eigene Systematik enwickelt. Im Handel können es u.a. durchschnittliche Bon-Größen an der Kasse sein.

Die Ermittlung dieser Leistungskennziffern zur Umrechnung der Bedarfstreiber in Personalbedarfsstunden ist oft schwierig und aufwändig. Die Messung von Zeiten über z.B. REFA-Methoden ist in der Regel sehr aufwändig und sehr wenig Veränderungsresistent. D.h. Prozessänderungen führen schnell zu nicht mehr aktuellen Vorgabezeiten. Mit unserem mit dem Innovation Award prämierten Tool Workforce Analytics plus können wir viele Leistungskennziffern auf Basis vorhandener Daten mit statistischen Methoden ermitteln.

Die Personalbedarfsermittlung leitet aus den Forecast-Profilen anhand der Leistungskennziffern die konkreten Personalbedarfe inklusive Reservebedarf für die einzelnen Zeiträume ab. Daraus resultiert die Zahl der benötigten Mitarbeiter pro Zeitintervall, je Tag und Wochen. Auch der Flexibilitätsbedarf in Form von der Höhe der Schwankungen zwischen einzelnen Zeitintervallen bzw. Tagen und Wochen ist bekannt.

Unser Leistungen für Sie

Beratung und Software für die Personalbedarfsplanung aus einer Hand

Da die Personalbedarfsplanung sehr unternehmenspezifisch ist, kommt man oft an einer individuellen Umsetzung nicht vorbei. Wir haben das Know-how, die für Sie passende Lösung zu konzipieren und komplett umzusetzen. Dabei greifen wir auf Standards zurück, die wir schnell auf Ihre Anforderungen anpassen können.

Erfahren Sie hier mehr über unsere Leistungen:

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FAQs zur Personalbedarfsplanung

Was ist der Unterschied zwischen Personalbedarfsplanung und Stellenplanung?

Letztendlich kann eine Personalbedarfsplanung in eine Stellenplanung münden. Oft ist es allerdings so, dass eine Stellenplanung ohne objektive Personalbedarfsermittlung erfolgt. Üblicherweise wird eher subjektiv eingeschätzt, wie hoch die Arbeitslast ist, um dann darüber zu entscheiden, ob ein Bereich zusätzliche Stellen bekommt oder nicht. Dies kann dazu führen, dass Stellengenehmigungen oft eher vom Verhandlungsgeschick des Bereichsleiters als vom tatsächlichen Bedarf abhängen.

In der Personalbedarfsplanung wird der Personalbedarf objektiv erhoben (z.B. anhand von Datenanalysen oder Prozessaufnahmen) und in benötigten Kapazitätsstunden ermittelt. Auf Basis der benötigen Kapazitätsstunden für die Abarbeitung des Bedarfs wird dann die Anzahl Stellen abgeleitet.

Was versteht man unter strategischer Personalbedarfsplanung?

Unter strategischer Personalbedarfsplanung oder Personalplanung versteht man die langfristige Planung der Kapazität. Hierbei wird eine Abschätzung auf zukünftig benötigte Personalbedarfe auch im Hinblick auf neue Produkte oder andere Produktionstechnologien vorgenommen. Diese werden dann mit den vorhandenen Kapazitäten abgeglichen. Dabei werden auch demografische Aspekte mit einbezogen, d.h. die akutelle Alterstrukturen und deren Entwicklung und den daraus resultierenden Abgängen in Rente. Auf  dieser Basis wird die Kapazitätslücke ermittelt, die in den nächsten 5-10 Jahren entsteht und geschlossen werden muss.

 

Was ist der Unterschied zwischen quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung?

Eine quantitative Personalbedarfsplanung ermittelt nur die Menge an Personal, die man benötigt, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Bei der qualitativen Personalbedarfsplanung wird auch die Qualifikation berücksichtigt. Es könnte bspw. sein, dass man heute 100 Beschäftigte benötigt, um ein bestimmte Aufgabe zu erledigen. Durch Technoligieänderungen wird man dafür in 5 Jahren ggf. nur noch 80 Personen benötigen. Bei einer rein quantitativen Betrachtung, könnte man zu dem Schluss kommen, dass man „nur“ 20 Personen weniger benötigt. Bei einer qualitativen Betrachtung könnte man feststellen, dass dies 80 Personen aber zusätzliche oder andere Qualifikationen benötigen, als heute vorhanden sind. Es entsteht also ein erheblicher Handlungsbedarf im Thema Personalentwicklung und ggf. Recruiting.