Software für Personal­einsatzplanung & Zeit­wirtschaft

Ein Zeitwirtschaftssystem bedient in der Regel folgende Aufgabenstellung:

• Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle
• Erfassen von Zeiten (per Erfassungsterminal, Desktop-Applikation, App)
• Berechnung von Zeitkonten
• Automatische Ermittlung von Zuschlägen (z.B. Überstundenzuschläge, Sonn-, Feiertags-, Nachtzuschläge)
• Fehlzeitenkalender und Abwesenheitsverwaltung
• Bearbeitungsworkflows für Abwesenheitsanträge und Bearbeitung von Unregelmäßigkeiten (z.B. vergessene Stempelungen, Kernzeitverletzungen, Genehmigung von Mehrarbeit)
• Übergabe von Zuschlägen und Fehlgründen an Lohnsysteme

Außer der Planung von Abwesenheiten bezieht sich eine Zeitwirtschaft ausschließlich auf die Vergangenheit, maximal bis zum aktuellen Tag. Für Planungen in die Zukunft benötigt man in der Regel eine Personaleinsatzplanung.

Zeitwirtschaftssysteme gibt es sowohl für eine sogenannte Positiv- als auch für eine Negativzeiterfassung. Bei einer Positivzeiterfassung gibt es hinterlegte Planzeiten oder einen Rahmen für die möglichen Arbeitszeiten (aus den dahinterliegenden Arbeitszeitmodellen bzw. Schichtplänen) und Istzeiten. Diese Ist-Zeiten werden entweder mit einem Ausweismedium an Erfassungsterminals oder per App bzw. mit einer Desktop-Anwendung erfasst.

Ein methodischer Unterschied besteht dann noch darin, ob die Mitarbeiter lediglich zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Erfassung auslösen können, wobei der Zeitpunkt vom verarbeitenden System dann automatisch als Beginn bzw. Ende der Arbeitszeit registriert wird. Alternativ tragen die Mitarbeiter selbst die zu erfassenden Uhrzeiten in ein System ein, wobei die erfasste Uhrzeit und der Zeitpunkt, an dem die Erfassung stattfindet, nicht identisch sein müssen. Bei der Erfassung an Terminals können Mitarbeiter in der Regel nur ihr Ausweismedium mit dem Erfassungsterminal in Kontakt bringen, welches dann den Zeitpunkt dieser Erfassung im System abspeichert. Bei Apps oder Desktop-Anwendungen zur Zeiterfassung sind meist beide Optionen möglich: Sie können sich funktional verhalten wie ein klassisches Erfas­sungs­ter­minal oder sie bieten die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter z.B. am Ende des Arbeitstages die Uhrzeiten von Beginn und Ende seiner Arbeitszeit in das System einträgt.

Bei einer Negativzeiterfassung gelten die hinterlegten Planzeiten so lange auch als tatsächliche Arbeitszeiten, bis der Mitarbeiter selbst oder ein dafür autorisierter Bearbeiter davon abweichende Arbeitszeiten in das System einträgt. Oft ist dann eine Auswertung von ursprünglich geplanter Zeit und Ist-Zeit nicht mehr möglich.

Hat man nicht nur ein starres Schichtsystem, sondern muss Mitarbeiter auf unterschiedlichen Schichten und Arbeitsplätzen in der Zukunft planen, benötigt man ein System zur Personaleinsatzplanung. Im einfachsten Fall ist dies ein Dialog, in dem man in den Zeilen die Mitarbeiter eines zu planenden Bereiches sieht und in den Spalten die zu planenden Arbeitstage, sodass man in den Feldern der so entstehenden Matrix Mitarbeitern Schichten, Arbeitszeiten oder Abwesenheitsgründe zuteilen kann.

Etwas komfortablere Systeme berechnen dabei zusätzlich auf Basis des jeweils aktuellen Planungsstandes und des aktuellen Stands der Zeitkonten auch den zu erwartenden zukünftigen Stand der Zeitkonten, sodass man auch die Auswirkungen der Planung auf die Zeitkonten als Kriterium für die Planung berücksichtigen kann.

Darüber hinaus gehört zu den Standardfunktionen solcher Systeme, dass ein Bedarf an Mitarbeitern für bestimmte Schichten oder Zeiträume hinterlegt werden kann, sodass die Systeme auf dieser Basis anzeigen können, inwieweit der jeweilige Personalbedarf gedeckt wird oder ob Über- bzw. Unterdeckungen geplant werden.

Eine klassische Software zur Personaleinsatzplanung bieten folgenden Funktionsumfang:

• Planungsdialog, in dem zukünftige Arbeitszeiten der Mitarbeiter geplant werden können
• Hochrechnung von Zeitkonten auf Basis der Planung
• Darstellung der Bedarfsdeckung auf Basis der Planung
• Darstellung eines schichtbezogenen Personalbedarfs (wie viele Mitarbeiter pro Schicht werden benötigt?)
• Schnittstellen, um Zeitkontenstände einzulesen und Planungsstände zu exportieren
• Möglichkeiten, Personaleinsatzpläne zu veröffentlichen

Nach unserem Verständnis beinhaltet ein Workforce Management-System sowohl die Funktionalitäten der Zeitwirtschaft als auch die der Personaleinsatzplanung, geht aber im Funktionsumfang noch deutlich darüber hinaus. Das Abdecken der folgenden Funktionsbereiche unterscheidet ein Workforce Management-System von einem klassischen Personaleinsatzplanungssystem:

Bedarfsermittlung

Je nach Branche sollten unterschiedliche Prozesse und Methoden der Ermittlung eines Personalbedarfs (z.B. Besetzungsbedarf je Schicht und Tag, aus Bedarfstreibern und Mengenprognosen abgeleitete Bedarfe je Zeitintervall) unterstützt werden. In jedem Fall sollte es Importmöglichkeiten für Bedarfe geben, die dann im Planungsdialog dargestellt werden können. Eine gute Personalbedarfsermittlung ist auch die Basis für eine gute Personalplanung.

Manuelle Personaleinsatzplanung

Es sollte einen Planungsdialog geben, der Transparenz über die Bedarfsdeckung zu unterschiedlichen Planungsperioden (Jahresplanung, Wochenplanung, Tagesplanung) und die Zeitkontenentwicklung der Mitarbeiter gibt. Schichten und Arbeitszeiten sollten manuell einfach geplant und angepasst werden können, dabei entstehende Regelverletzungen (z.B. Verletzung des Arbeitszeitgesetzes) sollen angezeigt werden.

Employee Self Service

Die Mitarbeiter sollen per App oder Desktop-Funktion Zugriff auf den Einsatzplan haben und Wünsche bzw. ihre Verfügbarkeiten und Präferenzen in dem System eingeben können. Diese müssen durch einen Planer einsehbar sein und bei der Planung berücksichtigt werden können. Außerdem sollen die Mitarbeiter in einem bestehenden Plan einen Schichttausch beantragen können. Der Planer hat die Möglichkeiten, diese Wünsche zu genehmigen oder abzulehnen. Darüber hinaus sollten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Urlaubsplanung über das System zu beantragen.

Manager Self Service

Analog zum Employee Self Service werden Funktionen für die Vorgesetzten benötigt, mit denen diese Anträge der ihnen zugeordneten Mitarbeiter bearbeiten und Einsatzpläne für die von ihnen verantworteten Bereiche einsehen können.

Optimierungsalgorithmus

Workforce Management-Systeme verfügen über einen Optimierungsalgorithmus, der aus dem Bedarf und den Mitarbeiterwünschen einen nach definierbaren Kriterien (annähernd) optimalen Dienstplan berechnet. Der Algorithmus soll dahingehend vom Planer beeinflussbar sein, welche Planungskriterien (z.B. Bedarfsdeckung, Wunscherfüllung, Zeitkontensteuerung, ergonomische Kriterien) mit welchem Gewicht bei der Berechnung des Plans Berücksichtigung finden sollen.

Selbstplanung

Für Gruppenarbeit oder sich selbst verplanende Mitarbeiter werden Funktionalitäten benötigt, damit sich Mitarbeiter in einem kollaborativen Planungsprozess untereinander abstimmen können. Dazu gehört eine Chat-Funktion zwischen Mitgliedern einer Planungseinheit, die Darstellung einer Bedarfssituation und des jeweiligen Stands der Bedarfsdeckung sowie die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeitwünsche erfassen können.

Disposition

Besonders in Fällen, in denen sich am laufenden Tag noch größere Verschiebungen des Personalbedarfs ergeben können (typisch z.B. in Servicecentern oder in der Logistik), besteht auch Bedarf an Funktionen für eine Anpassung der Planung oder Zuordnung von Mitarbeitern zu Aufgaben oder Arbeitsplätzen im laufenden Tag auf Basis von Informationen zu tagesaktuellen Auftragseingängen.

Controlling

Workforce Management-Systeme bieten die Möglichkeit, Ist- mit Planzahlen zu vergleichen und die Qualität von Einsatzplänen darzustellen, um aus den Erfahrungen für die Zukunft lernen zu können.

Zeiterfassung

Um Plan- und Ist-Zeiten vergleichen zu können, sollte eine Zeiterfassung im System enthalten sein.

Die Schnittstellenbeziehung zwischen einer Personaleinsatzplanung und einer Zeitwirtschaft sind sehr intensiv. Neben dem Mitarbeiterstamm müssen Zeitkonten, Tagesprogramm, ggf. Schichträder, Fehlzeiten und geplante Arbeitszeiten ausgetauscht werden. Nur so können z.B. Zeitkonten auf Basis des Standes des Vortages aus der Zeitwirtschaft in der Personaleinsatzplanung für die Zukunft prognostiziert werden. Und ohne einen permanenten Abgleich von Fehlzeiten kann nicht verhindert werden, dass Mitarbeitende eingeplant werden, die in der Zeitwirtschaft evtl. bereits einen Urlaub beantragt haben.

Dies zeigt, dass nicht nur viele Daten hin- und hergehen müssen, sondern dass dies teilweise mindestens täglich, idealerweise sogar permanent online passieren sollte.

Im Gegensatz dazu sind Schnittstellen zwischen einer Zeitwirtschaft und einem Lohnsystem vergleichsweise einfach. Hier müssen nur einmal im Monat Zuschläge und/oder Fehlzeiten von der Zeitwirtschaft an das Lohnsystem gegeben werden. Jedes State of the Art-Zeitwirtschaftssystem hat daher vielfach erprobte Schnittstellen zu den gängigen Lohnsystemen. Im Gegenzug dazu haben aber die Personaleinsatzplanungssysteme keine standardisierten Schnittstellen zu anderen Zeitwirtschaftssystemen, da die meisten Anbieter ohnehin eine eigene Zeitwirtschaft besitzen.

Einzige Ausnahme ist SAP Zeitwirtschaft, die viele Anbieter für Personaleinsatzplanungssysteme per Schnittstelle angebunden haben. In jedem Fall ist aber eine integrierte Lösung vorzuziehen. Darüber hinaus gibt es noch viele Schnittstellenbeziehungen zu operativen bzw. Personalsystemen.