Auch Schichtpläne können flexibel und ergonomisch günstig sein.

Schichtplanung und Schichtplanoptimierung

Was versteht man unter Schichtplanung?

Unter Schichtplanung bzw. einem Schichtplan versteht man in der Regel einen festen Ablauf von unterschiedlichen Schichtfolgen (z.B. Früh, Spät, Nacht), d.h. einen Plan der sich nach einer oder mehreren Wochen wiederholt. Schichtplanung bzw. ein Schichtplan ist dann geeignet, wenn es konstante Bedarfe gibt, dies sich ebenfalls in einem wöchentlichen oder mehrwöchentlichen Rhythmus wiederholen. Laut Arbeitszeitgesetz muss die Abfolge der einzelnen Schichten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen Rechnung tragen.

Es gibt folgende Unterscheidungen:

  • Wechselschicht (2- oder 3-Schichtarbeit)
  • Kontinuierliche Schichtarbeit: 24 Stunden pro Tag
  • Teilkontinuierliche Schichtarbeit: 24h pro Tag ohne Sonntag ggf. auch ohne Samstag
  • Vollkontinuierliche Schichtarbeit: 24h pro Tag an 7 Tagen pro Woche (7*24)

Ihr Nutzen durch eine flexible Schichtplanung:

✔ Kombination aus Planungssicherheit und Flexibilität ermöglichen

Klassische Schichtpläne sind in der Regel unflexibel und erlauben weder Teilzeit noch bieten Sie eine solide Möglichkeit, Abwesenheitsvertretungen zu organisieren. Durch Konzepte wie Reserveplanung und Gruppenkombinationen können Schichtpläne flexibel werden, ohne die Mitarbeitenden zu sehr zu belasten.

✔ Gesundheit und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Viele etablierte Schichtpläne folgen nicht den arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen und sind langfristig gesundheitsschädlich. Wir helfen dabei, Schichtpläne „gesünder“ zu gestalten.

✔ Produktivität verbessern

Bei starren Schichtplänen kommt es immer wieder zu Leerzeiten und Überstunden. Durch flexible Konzepte können diese jeweils deutlich verringert werden.

Unsere Expertise im Thema Schichtplanung für Sie:

✔ Über 25 Jahre Erfahrung

Profitieren Sie von unserem einzigartigem Know-how aus über 300 Kundenprojekten aus allen Branchen und Unternehmensgrößen

✔ Gesamtheitlicher Beratungsansatz

Sie wollen einen Schichtplan? Dann bekommen Sie auch einen Schichtplan. Es sei denn, unsere Bedarfsanalyse zeigt, dass ein Schichtplan keine gute Lösung für Sie ist. In diesem Fall können wir Ihnen passende Alternativkonzepte und Lösungen aufzeigen.

✔ Nutzung von speziellen Schichtplanungstools

Bei uns gibt es keine Schichtpläne von der Stange, sondern eine genau für Ihr Unternehmen passende Lösung. Daher ermitteln wir fundiert Ihren Personalbedarf und erstellen auch komplexere Schichtpläne mit mit speziellen Schichtplanungstools für Sie.

SSZ Beratung

Sie haben Fragen zum Thema Schichtplanung? Wir helfen gerne weiter!

Rufen Sie uns unverbindlich an unter +49 89 43737 259 oder teilen Sie uns Ihre Wünsche über unser Kontaktformular mit. Name, Unternehmen und E-Mail genügt. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

SSZ Beratung

Warum „plus“? Was machen wir mit unserer Beratung zur Schichtplanung anders als andere?

Gezielte Bedarfsanalyse

Welche Bedarfe haben Sie tatsächlich? Evtl. können Sie Tätigkeiten aus der Nachtschicht auslagern und haben dann in Früh- und Spätschicht einen höheren Bedarf als nachts? Oder am Wochenende weniger als während der Woche? Solange diese Bedarfe rollierend gleich sind, gibt es auch hierfür Schichtplanlösungen.

Berücksichtigung der Bedürfnisse der Beschäftigten

Man kann keinen Schichtplan „gegen“ Mitarbeitende umsetzen. Daher erfragen wir in Mitarbeitendeninterviews deren Wünsche und Vorlieben, um akzeptanzfähige Lösungen zu finden.

Keine vorgefertigten Standardschichtpläne oder Patentlösungen

Wir kommen weder mit vorgefertigten Schichtplänen noch mit Patentlösungen, sondern wir entwickeln mit speziellen Schichtplanungstools gezielt die bei Ihnen benötigte und passende Lösung.

Häufig gestellte Fragen zur Schichtplanung

Wie geht man bei der Schichtplanung vor?

Mit unserem Vorgehensmodell zur Schichtplanung entwickeln wir die für Ihr Unternehmen und Mitarbeiter exakt passenden Schichtpläne

Prozess zur Schichtplanung

SSZ Vorgehensmodell zur Schichtplanung und Einführung

SSZ Beratung

Können Schichtpläne auch flexibel sein?

Schichtpläne für einen stets gleichbleibenden Besetzungsbedarf sind relativ einfach zu erstellen, sie entsprechen jedoch in den seltensten Fällen den tatsächlichen Anforderungen. Saisonale Auslastungsunterschiede in einem Produktionsbetrieb, hohe Volatilität des Kundenverhaltens in der Logistik, unterschiedliche Betreuungsbedarfe im Gesundheitswesen: In der Realität finden sich in fast jedem Schichtbetrieb Zeiträume mit unterschiedlichem Besetzungsbedarf. Unsere Methodik der Schichtplanung führt zu effizienten und gesundheitsverträglichen Schichtplänen auch unter solch realen und erschwerten Rahmenbedingungen. Sie beginnt bei der Klärung des Bedarfsverlaufs, ermöglicht eine dem Bedarf entsprechende Berechnung von Schichtzeiten und Besetzungsstärken sowie die flexible Vertretung von Abwesenheiten und endet mit einem Controlling-Prozess, der eine regelmäßige Überprüfung und Verbesserung der Planungsqualität sichert.

Wesentliche Elemente einer solchen flexiblen Schichtplanung sind flexible Schichten oder auch Reserveschichten sowie das Prinzip der Gruppenkombination. Lassen auch Sie sich von der Wirksamkeit moderner Konzepte der Schichtplanung überzeugen: Nennen Sie uns Ihre Herausforderungen, wir finden die Lösung!

Wie kann man Schichtpläne am Bedarf ausrichten?

Nur ein bedarfsgerechter Schichtplan ist ein guter Schichtplan. Klingt selbstverständlich, ist es in der Realität der heute vorzufindenden Schichtpläne aber überhaupt nicht. Um zu einer bedarfsgerechten Schichtplanung zu kommen, müssen eine Reihe von Fragen beantwortet werden:

  • Wie sieht der Bedarf aus? Ist die benötigte Besetzungsstärke zu jedem Zeitpunkt innerhalb der Betriebszeit gleich? Wie kann der Bedarf aus dem Produktionsplan oder dem Auftragsvorrat abgeleitet werden?
  • Mit welchen Schichtzeiten kann der Bedarf am besten abgedeckt werden? Häufiger als man meint sind es nicht (nur) die klassischen Früh-, Spät- und Nachtschichten, die zum besten Ergebnis führen.
  • Welche Schichtrotationen führen zu den gewünschten Schichtbesetzungen, sind gleichzeitig ergonomisch und mit den Erwartungen der Mitarbeiter vereinbar?
  • Wie können die Schichtbesetzungen auch bei Abwesenheit von Mitarbeitern aufgrund von Urlaub, Krankheit etc. aufrecht erhalten werden, ohne dass jedes mal der Schichtplan komplett umgebaut werden muss)
  • Brauchen wir saisonal unterschiedliche Schichtpläne, um den saisonal schwankenden Personalbedarf decken zu können?

Die Berater von SSZ führen Sie durch diese Fragen, zu den für Sie passenden Antworten und damit zum bedarfsgerechten Schichtplan.

SSZ Beratung

Wie kann man ältere Mitarbeiter bei der Schichtplanung entlasten?

Der demografische Wandel und der Wegfall der flächendeckenden Frühverrentungsprogramme führen zu immer höheren Anteilen älterer Mitarbeiter in den Belegschaften, auch und gerade in den Schichtbetrieben. Waren Mitarbeiter über 55 Jahren in der Vergangenheit in Schichtbetrieben absolute Exoten, so werden sie in naher Zukunft häufig 30 bis 40% der Belegschaften ausmachen. Werden alle diese Mitarbeiter ohne gesundheitliche Beeinträchtigung die Belastungen eines (z.B. vollkontinuierlichen) Schichtbetriebs in Vollzeitbeschäftigung bis zum Renteneintrittsalter von 67 Jahren tragen können? Oder wird die Mehrheit dieser Mitarbeiter sich einen vorzeitigen Renteneintritt leisten können? Man braucht kein Prophet zu sein, um beide Fragen mit „nein“ beantworten zu können.

Praktisch alle Schichtbetriebe sind daher gezwungen, sich mit der Frage einer altersgerechten Schichtplanung auseinanderzusetzen. Einige Tarifverträge (z.B. Chemie, Papierindustrie) erzwingen dies heute bereits, indem sie eine Arbeitszeitverkürzung für ältere Mitarbeiter vorschreiben. Ob gezwungen oder aus eigener Einsicht: Es geht kaum ein Weg daran vorbei, dass in Schichtsystemen älteren Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben werden muss, ihre Arbeitszeiten zu reduzieren, damit sie die Belastungen der Schichtarbeit besser und bis zum Renteneintrittsalter tragen können.

Die Folge davon sind zusätzliche schichtfreie Tage der älteren Mitarbeiter  – unabhängig davon, ob es dafür einen finanziellen Ausgleich durch den Arbeitgeber gibt oder ob die Differenz zum Vollzeitentgelt (ganz oder tageweise) über ein Zeitwertkonto kompensiert wird. Das Problem dabei: Die meisten Schichtpläne scheitern schon daran, mit den „normalen“ Abwesenheitsquoten aufgrund von Urlaub und Krankheit die gewünschten Schichtbesetzungen zuverlässig aufrecht zu erhalten. Mit zusätzlichen schichtfreien Tagen würden sie endgültig zusammenbrechen.

Wir kennen die Lösung: Mit flexiblen Reserveschichten und dem Prinzip der Gruppenkombinationen lassen sich Schichtpläne konstruieren, die diesen Herausforderungen gewachsen sind und den Mitarbeitern trotz der notwendigen Flexibilität Sicherheit über ihre arbeitsfreien Tage geben. Ein systematischer Schichttausch zwischen älteren und jüngeren Mitarbeitern kann in dazu geeignet konstruierten Plänen ebenfalls zur Entlastung der Älteren beitragen.

Sprechen Sie uns an! Mit unserem Modell zur Schichtplanung finden wir auch für Ihren Besetzungsbedarf den richtigen Schichtplan, der eine systematische Entlastung älterer Beschäftigter ermöglicht und damit massiven Produktivitätseinbußen sowie steigenden Krankheits- oder Vorruhestandskosten vorbeugt.

Was versteht man unter der Ergonomie von Schichtplänen?

Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet den Arbeitgeber zur Berücksichtigung der aktuellen arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse für eine gesundheitsverträgliche Gestaltung bei der Schichtplanung. Dazu gehört die Vermeidung zu langer Schichtfolgen und vieler Nachtschichten in Folge, die kurze Vorwärtsrotation, ausreichende Ruhephasen nach jeder Schicht und nach einem Schichtblock sowie vieles mehr.

Ergonomie und Wirtschaftlichkeit eines Schichtplans sind Zielkriterien, die in einem Spannungsverhältnis zueinander stehen. Eine Optimierung zulasten der Ergonomie wäre aber nicht nur gesetzlich unzulässig, sie wäre auch wirtschaftlich kurzsichtig, weil die vermeidbare Gesundheitsbelastung der Mitarbeiter langfristig auch zum Kostenfaktor wird. Es geht also darum, einen guten Kompromiss zwischen Ergonomie und betrieblichen Besetzungsanforderungen herzustellen. SSZ verfügt über die Erfahrung und die Werkzeuge, um die bestmöglichen Kompromisse zu finden.

SSZ Beratung

Was ist der Unterschied zwischen Schichtplanung und Personaleinsatzplanung?

Der Hauptunterschied zwischen Schichtplanung und Personaleinsatzplanung liegt in der Flexibilität der Einsatzplanung. Unter einem Schichtplan bzw. Schichtplanung versteht man in der Regel einen festen Ablauf von Schichtfolgen, d.h. einen Plan der sich z.B. alle 4 Wochen wiederholt. Das Ergebnis der Schichtplanung ist für den/die Mitarbeiter/in auch eine Art Personaleinsatzplan, denn er/sie weiß, welche Schicht an welchem Tag vorgesehen ist. Da man einen Schichtplan beliebig weit ausrollen kann, kennt man somit auch die Arbeitszeiten beliebig weit in die Zukunft.

Ein Personaleinsatzplan wird für einen bestimmten Zeitraum (z.B. Woche(n) oder Monat) jedesmal neu auf Basis einer bestimmten Bedarfssituation erstellt. Im Ergebnis weiß man dann ebenfalls, an welchem Tag man wann arbeiten muss. Allerdings immer nur für die Zeitperiode, die durch den Personaleinsatzplan abgedeckt wird. Daher ist es bei Personaleinsatzplänen im Rahmen eines Prozesses zur Personaleinsatzplanungauch immer wichtig, eine Ankünfigungsfrist festzulegen, die definiert, bis wann ein verbindlicher Personaleinsatzplan für eine Zeitperiode vorliegen muss.

Man kann beide Pläne auch kombinieren. So kann man z.B. 80% der Arbeitszeit bei der Schichtplanung langfristig festlegen und kurzfristige Bedarfsspitzen im Rahmen der Personaleinsatzplanung über Einbringschichten abdecken.