Voraussetzungen für die Umsetzung einer Personaleinsatzplanung

Was ist bei einer Personaleinsatzplanung zu beachten?

Die Umsetzung einer Personaleinsatzplanung in einem Unternehmen wird oft unterschätzt. Folgende Dinge sollten daher unbedingt beachtet werden:

1. Bedarfssituation muss bekannt sein
Voraussetzung für eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung ist, dass sowohl der Personal- als auch der Flexibilitätsbedarf (z.B. Auftragsschwankungen je Woche, je Tag, innerhalb eines Tages) bekannt sind. Nur wenn man diese Bedarfe kennt bzw. prognostizieren kann, kann man die Arbeitszeitkapazität auch dagegen planen. Nähere Informationen zum Thema Forecast- und Bedarfsermittlung finden Sie hier.

2. Betriebsvereinbarung muss Spielraum für eine Personaleinsatzplanung hergeben
Oft erleben wir in der Praxis, dass man zwar flexibel planen möchte, die zugrunde liegende Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit aber leider nicht die notwendigen Spielräume gibt. In diesem Fall muss man analysieren, inwieweit es der Vereinbarung neuer Arbeitszeitmodelle bedarf, die eine flexible Planung zulassen.

3. Ein Prozess zur Personaleinsatzplanung muss definiert sein
Die möglichen Prozesse für eine Personaleinsatzplanung sind sehr vielfältig. Oft gibt es innerhalb eines Unternehmens bzw. sogar innerhalb eines Bereichs unterschiedliche Wege, wie ein Personaleinsatzplan erstellt wird. Dies kann einerseits z.B. ein zentraler Ansatz sein, in dem ein Planer den Mitarbeitern Arbeitszeiten zuweist oder ein System einen optimierten Einsatzplan errechnet. Andererseits kann man auch nur bestimmte Rahmenbedingungen vorgeben (z.B. Anzahl benötigter Personen in Zeitintervallen sowie Grenzwerte für Zeitkonten) und die Mitarbeiter verplanen sich selbst. Zwischen diesen beiden Extremen sind viele Zwischenschritte möglich. Wichtig ist aber, dass man innerhalb eines Unternehmens sich auf einen Prozess einigt und Abweichungen nur zulässt, wenn diese durch eine spezifische Bereichlogik notwendig werden. Innerhalb eines Bereiches sollte man immer einen einheitlichen Planungsprozess anwenden.

Weiterführende Informationen zum Thema Personaleinsatzplanung finden Sie hier.

4. Software erst kaufen, wenn die Rahmenbedingungen und Anforderungen klar sind
In unserer Beratungspraxis erleben wir immer wieder, dass sich Unternehmen dem Thema Personaleinsatzplanung im ersten Schritt durch den Kauf einer Software nähern. Und dann stellen sie fest, dass nicht klar ist, wie geplant werden soll oder dass die Betriebsvereinbarung eine flexible Planung nicht zulässt. Daher sollten folgende Dinge vor dem Kauf einer Software bekannt sein:

  • Bedarfssituation (Saisonale, wöchentliche und ggf. tägliche Bedarfsprofile)
  • Definierter Prozess zur Personaleinsatzplanung
  • Betriebsvereinbarung inkl. eines Personaleinsatzplanungsprozesses
  • Lastenheft, das die Anforderungen beschreibt

Ein Personaleinsatzplanungssystem hat in der Regel sehr komplexe Schnittstellen zu einer Zeitwirtschaft (Personalstamm, Fehlgründe, Schichten, Zeitkonten etc.). Daher ist ein integriertes System (Personaleinsatzplanung, Zeitwirtschaft) zu bevorzugen. Die Schnittstelle von einer Zeitwirtschaft zum Lohnsystem ist dagegen vergleichsweise einfach.

Nähere Informationen zum Thema Softwareauswahl finden Sie hier.

5. Mitarbeitervetretung von Anfang an involvieren
Viele Fragen rund um eine Personaleinsatzplanung sind mitbestimmungspflichtig. Darüber hinaus bietet das Thema Personaleinsatzplanung viele Chancen für Mitarbeiter (Planungssicherheit, Einfluss auf die eigene Arbeitszeit), so dass für Unternehmen und Mitarbeiter Win-Win-Situationen entstehen können. Daher ist es extrem wichtig, das Vorgehen von Anfang an gemeinsam mit der Mitarbeitervertretung zu gestalten.

6. Ziele und zu erwartenden Nutzen klar definieren

Der Nutzen einer Personaleinsatzplanung kann sehr groß sein. Welche Art von Nutzen man jedoch durch eine Personaleinsatzplanung realisiert hängt von der Zielsetzung ab und wie diese umgesetzt wird. Ist die Bedarfsdeckung und wirtschaftliche Kriterien am wichtigsten wird die Lösung vermutlich anders aussehen als wenn Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität an oberster stelle stehen.

Ist man sich nicht sicher, wie groß das Potenzial einer Personaleinsatzplanung ist, sollte man eine Potenzialanalyse durchführen oder sogar einen Business Case rechnen.