Excel Personaleinsatzplanung für kleine Planungsbereiche

Personaleinsatzplanung Excel

Excelbasiertes Tool zur Personaleinsatzplanung für kleine Planungseinheiten

Obowohl Excel gegenüber professionellen Tools zur Personaleinsatzplanung viele Nachteile hat, ist es nach wie vor das häufigst genutze Tool zur Personaleinsatzplanung. Grundsätzlich hat das Thema Personaleinsatzplanung aber mittlerweile eine Komplexität (Bedarfsermittlung, Zeitkontensteuerung, bedarfsgerechte Planung, Fairnesskriterien) erreicht, dass wir von einer Personaleinsatzplanung mit Excel eher abraten.

Dennoch passiert es uns immer wieder, dass man um Excel nicht herumkommt. Entweder die zu planenden Einheiten sind zu klein (lohnt sich die Anschaffung und Einführung eines professionellen Tools für 15 Mitarbeiter in einem Unternehmen?) oder die Einführung eines Tools dauert noch länger und man benötigt kurzfristig ein Tool zur Überbrückung der Zeitspanne bis zum Echtbetrieb.

Aus dieser Situation heraus wurden wir von Kunden beauftragt ein Tool zur Verfügung zu stellen, das mittlerweile einen hohen funktionalen Umfang erreicht hat, den wir nun auch anderen Unternehmen zur Verfügung stellen wollen.

Überblick Funktionsumfang Excel Personaleinsatzplanung SSZ Beratung

  • Eingabemöglichkeit für Bedarfe je 30 Minuten Intervall (auch je Arbeitsplatz / Qualifikation)
  • Basisschichtplan hinterlegen und ausrollen
  • Definition von Schichten und Abwesenheiten sowie Arbeitsplätzen
  • Jahresplanung (Eingabe von Schichten und Abwesenheiten)
  • Konkrete Wochenplanung mit
    • freie Eingabe von Schichten
    • freie Eingabe von Arbeitszeiten
    • Wechsel zwischen Tages- und Intradayplanung mit einem Klick
    • Bedarfssicht / Deckung je Tag und je Zeitintervall
    • Eingabe von Pausen
    • Berechnung Zeitkonto
    • Zählen von Schichten / Einsätzen (z.B. Anzahl Samstagseinsätze)
  • Jahresübersicht mit Druckfunktion für einzelne Wochen

 

Screenshots Excel Personaleinsatzplanung SSZ Beratung

Definition von Schichten und Abwesenheitsgründen

Bedarf auf 30 Minuten-Intervallebene hinterlegen (je Arbeitsplatz)

Jahresplanung: Schichtplan ausrollen / Schichten und Abwesenheiten eingeben

Wochenplanung mit Zeitkonten und Statistikzählern

Intradayplanung mit Schichteingabe, – verlängerung, – verkürzung per Maus

Jahresübersicht mit Detailinformationen und formatiertem Ausdruck

 

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