Je besser Forecast und Personalbedarfsermittlung sind, desto weniger kurzfristige Flexibilität wird benötigt.

Nutzen von Forecast und Personalbedarfsermittlung

Je besser der Forecast und die darauf basierende Personalbedarfsermittlung ist, desto weniger Flexibilität wird von den Mitarbeitern benötigt

forecast01-bildGrundsätzlich muss für alle Unternehmen in allen Branchen der Anspruch bestehen, Personalbedarfsprognosen mit einer hohen Prognosequalität auf Basis einer robusten Methodik durchzuführen. Am besten gelingt dies auf Basis einer großen Anzahl von Vorgängen („Gesetz der großen Zahl“), die in der Vergangenheit dokumentiert wurden und für die Zukunft auf Grundlage geeigneter Modelle Prognosen zulassen. Doch selbst, wenn weniger stabile Daten über die Vergangenheit vorliegen, ist eine professionelle Personalbedarfsprognose bzw. Personalbedarfsermittlung unverzichtbar – und machbar.

Je besser der Forecast des Personalbedarfs ist, desto eher entsteht auch für die Mitarbeiter eine verlässliche Planbarkeit der Arbeitszeit. Umgekehrt gilt: Je schlechter der Forecast und je größer die Abweichung, desto flexibler müssen die Mitarbeiter in kurzer Frist sein. Desto größer wird auch das Risiko, dass eine kurzfristige Anpassung der Kapazitäten nicht mehr gelingt und in Folge dessen unwirtschaftliche Leerzeiten entstehen oder Aufträge nicht termingerecht abgearbeitet werden.

Definition Forecast

Forecast ist die Prognose des Arbeitsvolumens für unterschiedlichste zeitliche Perioden

Beim Forecast findet im ersten Schritt eine reine mengenbasierte Prognose auf sogenannte Bedarfstreiber statt. Bedarfstreiber können z.B. Aufträge in der Produktion, Umsätze bzw. Kundenfrequenzen im Handel, Geschäftsvorfälle in Versicherungen, Anrufe in Call Centern oder andere geeignete Kennzahlen sein.

Der Forecast kann sich auf ein Jahr, Kalenderwochen, Tage oder 15-Minuten-Intervalle beziehen.

Aus den Vergangenheitsdaten werden typische Verlaufsprofile für ein Jahr, eine Woche oder einen Tag erstellt und um Ereignisse wie z.B. Werbekampagnen oder Wettereinflüsse, langfristige und kurzfristige Trends oder Vertriebsplanungen sinnvoll ergänzt, um zu guten Ergebnissen zu kommen.

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Beispiele für Forecast-Profile

Der Forecast ist je Unternehmen individuell, d.h. es gibt zwar Ähnlichkeiten innerhalb einer Branche, die tatsächliche Ausprägung je Unternehmen ist aber erfahrungsgemäß sehr unterschiedlich. Selbst wenn sich der Bedarfsverlauf in zwei Unternehmen ähnelt, kann der Weg zur Herstellung einer guten Personalbedarfsprognose sehr unterschiedlich sein, weil die im Rahmen der Prognose genutzten historischen Daten in unterschiedlicher Form vorliegen.

 

Definition Personalbedarfsermittlung

Personalbedarfsermittlung ist die Umrechnung des Arbeitsvolumens in benötigte Personalkapazität

Auch die Umrechnung der Forecast-Zahlen in Personalbedarf ist sehr branchen- bzw. unternehmensspezifisch. Erfolgt die Umrechnung von Forecast in Personalbedarf im Back-Office z.B. über Bearbeitungszeiten, so ist es im Call-Center oft die Erlang C-Methode auf Basis von durchschnittlichen Anrufzeiten (AHT). Im Handel können es z.B. wiederum durchschnittliche Bon-Größen an der Kasse sein.

In der Personalbedarfsermittlung werden nun aus den Forecast-Profilen die konkreten Personalbedarfe für die einzelnen Zeiträume abgeleitet, so dass schließlich die Zahl der benötigten Mitarbeiter pro Zeitintervall bekannt sind, aber auch die Höhe der Schwankungen zwischen einzelnen Zeitintervallen bzw. Tagen und Wochen.

 

Methodik von SSZ

Das Ergebnis ist eine Methodik zur Personalbedarfsermittlung, die so robust ist, dass sie bei „normalen“ Veränderungen der Umwelt nicht angepasst werden muss

Wir haben eine für die Personalbedarfsermittlung eine Methodik entwickelt, in der wir nicht Vorgabezeiten auf Basis von REFA- oder MTM-Verfahren ermitteln müssen, denn die Ermittlung von Vorgabezeiten hat aus unserer Sicht viele Nachteile:

  • Hohe Aufwände bei der Ermittlung / Messung
  • Bei einer Zeitmessung verändert sich in der Regel das Verhalten eines Mitarbeiters
  • Aufwändige Pflege und Anpassung bei jeder Prozessänderung
  • Bei großen Mengen wirkt sich jede Sekunde mehr oder weniger bei einer Vorgabezeit für einen einzelnen Vorgang massiv auf den gesamten Personalbedarf aus
  • Vorgabezeiten werden in der Regel intensiv zwischen Unternehmen und Mitarbeitervertretung diskutiert und sind am Ende eher politisch ausgehandelt als ein Abbild der realen Vorgänge

In unserer Methodik zur Personalbedarfsermittlung werden Veränderungen automatisch mit der Zeit berücksichtigt, ohne Vorgabezeiten explizit zu ermitteln oder anzupassen.

Sie sind neugierig, wie wir das machen? Sprechen Sie uns an, wir erläutern es gerne. → Kontaktformular

Für Forecast- und Personalbedarfsermittlung gibt es heute unterschiedliche Softwaresysteme am Markt, aber nicht jede Software kann jede Art des Forecasts bzw. der Personalbedarfsermittlung unterstützen. Daher ist es wichtig, erst den Prognoseprozess und die Methodik zu definieren, um dann das geeignete System für den Forecast bzw. die Personalbedarfsermittlung auszuwählen. → Softwareauswahl