Beratung zu Forecast & Personalbedarfsermittlung

Forecast und Personalbedarfsermittlung plus

Was versteht man unter Forecast und Personalbedarfsermittlung?

Unter Forecast versteht man die Prognose von unterschiedlichsten Bedarfstreibern wie z.B. Umsatz, Aufträge, Calls, Kundenfrequenzen etc. Unter einer Personalbedarfsermittlung versteht man die Umrechnung der Bedarfstreiber in konkrete Personalbedarfe (Stunden, Tage, Schichten, Köpfe pro Zeitintervall). Eine sinnvolle Personalbedarfsermittlung samt Forecast sind integraler Bestandteil eines ganzheitlichen Workforce Managements.

 

Ihre Vorteile unserer Beratung für Personalbedarfsermittlung und Forecast

  • Langjährige Erfahrung in der Konzeption von Personalbedarfsermittlungs- und Forecast-Modellen
  • Beratung, Methoden und Software (Workforecast Plus) aus einer Hand
  • Bessere Ergebnisse durch umfassende, toolbasierte Analysen von Bedarfstreibern, Arbeitszeiten und Leistungskennziffern (Workforce Analytics plus)
  • Ermittlung der bedarfsgerechten Kapazität und Vertragsstrukturen (z.B. Verhältnis von Voll- und Teilzeit)
  • Kombination von verschiedensten Verfahren (Bottom up, Top Down) und Methoden aus unterschiedlichsten Branchen sichert gute Ergebnisse

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Sie haben Fragen zu Forecast oder Personalbedarfsermittlung? Wir helfen gerne weiter!

Rufen Sie uns unverbindlich an unter +49 89 43737 259 oder teilen Sie uns Ihre Wünsche über unser Kontaktformular mit.Name, Unternehmen und E-Mail genügt. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Warum „plus“?

Warum „plus“? Was machen wir mit unserer Beratung im Thema Forecast und Personalbedarfsermittlung anders als andere?

Die meisten am Markt gängigen Softwaresysteme ermitteln Personalbedarfe auf Basis von Bedarfstreibern und Leistungskennziffern. Dabei wird ein Bedarfstreiber (z.B. Anzahl Geschäftsvorfälle) mit der Leistungskennziffer (z.B. Dauer pro Vorgang) multipliziert. Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung erwarten dabei in der Regel, dass der Kunde die relevanten Bedarfstreiber und die zur Umrechnung benötigten Leistungskennziffern kennt. Aus der Praxis wissen wir, dass dies oft nicht der Fall ist und dann werden in Workshops nach bestem Wissen Annahmen getroffen. Sind diese Annahmen falsch oder ungenau, kann eine darauf aufsetzende Personaleinsatzplanung auch nur schlechte Ergebnisse produzieren – völlig unabhängig von der Qualität der Planungssoftware.

Mit Workforce Analyticsplus ermitteln wir über statistische Verfahren (Zeitreihenanalysen, multifaktorielle Regressionsanalysen) die relevanten Bedarfstreiber und Leistungskennziffern. Sollte das in einer vorhandenen Softwarelösung enthaltene Tool zur Bedarfsermittlung für Ihre Anforderungen nicht ausreichen, können wir den für Sie optimalen Prognoseprozess  mit Workforce Analyticsplus für Sie modellieren und umsetzen.

Kapazitätsrechnung

Kapazitätsrechnung in Schichtsystemen

Basis für ein funktionierendes, rollierendes Schichtsystem ist die korrekte Berechnung des Personalbedarfs. Oft wird dabei durch Maschinenbesetzungen oder Schichtbesetzungen der Nettobedarf vorgegeben. Aus diesem Nettobedarf muss auf Basis der Abwesenheitsquoten schließlich der Bruttobedarf ermittelt werden. Die tatsächlich notwendige Anzahl der Mitarbeiter wird schlussendlich noch durch den Schichtplan bestimmt.

Wir analysieren Ihre Bedarfe und errechnen Ihnen die erforderlichen Bedarfe je Schicht, Qualifikation etc. auch mit unterschiedlichen Besetzungsstärken von Schichten mit Hilfe modernster Tools.

Zusätzlich ermitteln wir für Sie den aus Ihrem Bedarf abgeleiteten optimalen Mix aus Vollzeit- und Teilzeitmodellen.

Nutzen von Forecast

Je besser der Forecast und die darauf basierende Personalbedarfsermittlung ist, desto weniger Flexibilität wird von den Mitarbeitern benötigt

Grundsätzlich muss für alle Unternehmen in allen Branchen der Anspruch bestehen, Personalbedarfsprognosen mit einer hohen Prognosequalität auf Basis einer robusten Methodik durchzuführen. Am besten gelingt dies auf Basis einer großen Anzahl von Vorgängen („Gesetz der großen Zahl“), die in der Vergangenheit dokumentiert wurden und für die Zukunft auf Grundlage geeigneter Modelle Prognosen zulassen. Doch selbst, wenn weniger stabile Daten über die Vergangenheit vorliegen, ist eine professionelle Personalbedarfsprognose bzw. Personalbedarfsermittlung unverzichtbar – und machbar.

Je besser der Forecast des Personalbedarfs ist, desto eher entsteht auch für die Mitarbeiter eine verlässliche Planbarkeit der Arbeitszeit. Umgekehrt gilt: Je schlechter der Forecast und je größer die Abweichung, desto flexibler müssen die Mitarbeiter in kurzer Frist sein. Desto größer wird auch das Risiko, dass eine kurzfristige Anpassung der Kapazitäten nicht mehr gelingt und in Folge dessen unwirtschaftliche Leerzeiten entstehen oder Aufträge nicht termingerecht abgearbeitet werden.

Methodik von SSZ zur Personalbedarfsermittlung

Das Ergebnis ist eine Methodik zur Personalbedarfsermittlung, die so robust ist, dass sie bei „normalen“ Veränderungen der Umwelt nicht angepasst werden muss

Wir haben eine für die Personalbedarfsermittlung eine Methodik entwickelt, in der wir nicht Vorgabezeiten auf Basis von REFA- oder MTM-Verfahren ermitteln müssen, denn die Ermittlung von Vorgabezeiten hat aus unserer Sicht viele Nachteile:

  • Hohe Aufwände bei der Ermittlung / Messung
  • Bei einer Zeitmessung verändert sich in der Regel das Verhalten eines Mitarbeiters
  • Aufwändige Pflege und Anpassung bei jeder Prozessänderung
  • Bei großen Mengen wirkt sich jede Sekunde mehr oder weniger bei einer Vorgabezeit für einen einzelnen Vorgang massiv auf den gesamten Personalbedarf aus
  • Vorgabezeiten werden in der Regel intensiv zwischen Unternehmen und Mitarbeitervertretung diskutiert und sind am Ende eher politisch ausgehandelt als ein Abbild der realen Vorgänge

In unserer Methodik zur Personalbedarfsermittlung werden Veränderungen automatisch mit der Zeit berücksichtigt, ohne Vorgabezeiten explizit zu ermitteln oder anzupassen.

Die Herleitung erfolgt dabei sehr transparent und in Abstimmung mit den Mitbestimmungsgremien.

Für Forecast- und Personalbedarfsermittlung gibt es heute unterschiedliche Softwaresysteme am Markt, aber nicht jede Software kann jede Art des Forecasts bzw. der Personalbedarfsermittlung unterstützen. Daher ist es wichtig, erst den Prognoseprozess und die Methodik zu definieren, um dann das geeignete Modell zur Personalbedarfsermittlung aufzubauen (siehe Workforce Analytics plus).

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