Transport & Logistik

Personaleinsatzplanung

Unternehmen: Logistik, 12.000 Mitarbeiter

Ausgangssituation:

Verschiedene Faktoren hatten dazu geführt, dass die eingesetzte Personaleinsatzplanungs-Lösung nicht mehr zeitgemäß war und unter erheblichen Akzeptanzproblemen litt. Darüber hinaus hatte ein interner Revisionsbericht erhebliche Nutzenpotenziale im Prozess der Personaleinsatzplanung aufgezeigt. D.h. sowohl die Durchführung als auch das Ergebnis der Einsatzplanung war nicht zufrieden stellend.

Zu den bisherigen Möglichkeiten sollten auch neue Anforderungen (z.B. elektronischer Markt für Schichtwünsche bzw. Schichttausch, automatische Planungsvorschläge etc.) umgesetzt werden.

Zielsetzung:

• Optimierung des Personaleinsatzplanungsprozesses, um
  • unnötige Leerzeiten, teure Überstunden und kurzfristige Schichtwechsel zu vermeiden
  • das Handling für die Personaleinsatzplaner zu erleichtern (und auch dadurch die Planungsqualität zu verbessern)
• Auswahl, Test und Einführung einer neuen Software, die diesen Planungsprozess optimal unterstützt

Leistungen durch Dr. Scherf Schütt & Zander:

1. Vorstudie

• Personaleinsatzprozess definieren
• Anforderungen für ein Pilotprojekt erheben
• Pflichtenheft bzw. Ausschreibungsunterlagen erstellen
• Pilotprojekt aufplanen

2. Softwareauswahlprozess begleiten

• Bewertungssystematik für den Auswahlprozess erstellen
• Antworten der Anbieter auswerten
• Konzepte innerhalb der Software identifizieren und erklären
• Workshops mit den Anbietern zur Klärung offener Fragen vorbereiten und durchführen
• Bewertung durchführen

3. Pilotprojekt begleiten

• Kommissarische Projektleitung auf Seiten des Kunden (da der Projektleiter ausfiel)
• Teilprojektleitung
• Fachliche Beratung zur Umsetzung des Prozesses in der Software
• Bewertungssystematik zur Bewertung des Pilotprojektes erstellen
• Anforderungen (aller Bereiche und Standorte für Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung) an die Software für das Gesamtprojekt definieren (Fachkonzept)
• Lücken zwischen Anforderung und Abdeckung der Software identifizieren
• Unterstützung bei der Konzeption, um die identifizierten Lücken zu schließen

4. Einführungsprojekt begleiten

• Changemanagement
• Projekt aufplanen
• Einhaltung des Fachkonzeptes überprüfen
• Teilprojektleitung

Nutzen:

• Bessere Bedarfsdeckung
• Einfachere Planung
• Jährliche Einsparungen im Millionenbereich (Basis: Wirtschaftlichkeitsrechnung des Kunden)

Personaleinsatzplanung

Unternehmen: Logistik, 5.000 Mitarbeiter

Ausgangssituation:

• Lückenhafter Informationsfluss zum Personalbedarf
• Schichtmodelle nicht mehr passend zum aktuellen Bedarf

Leistungen durch Dr. Scherf Schütt & Zander:

• Reorganisation der Prognose des Personalbedarfs
• Anpassung von Schichtmodellen an den neu ermittelten Bedarf
• Reduktion von Übergabezeiten

Nutzen:

• Senkung der Personalkosten um ca. 3 Mio. € pro Jahr

Personaleinsatzplanung

Unternehmen: Logistikbereich eines Versandhandels, 600 Mitarbeiter

Ausgangssituation:

• Ein Projekt zur Einführung einer Personaleinsatzplanungs-Software war bereits gestartet, aber wegen Problemen bei der Umsetzung einzelner funktionaler Anforderungen ins Stocken geraten

Realisierte Maßnahmen:

• Ursachenanalyse mit dem Ergebnis, dass wesentliche Prozessfragen der Personaleinatzplanung und die daraus resultierenden Anforderungen an die Software noch nicht geklärt waren und darüber hinaus uneinheitliche Vorstellungen über den Personaleinsatzplanungsprozess existierten
• Ist-Analyse des Prozesses zur Personaleinsatzplanung und Definition des Soll-Prozesses
• Definition der Kriterien für eine gute Einsatzplanung und Ableitung der Anforderungen an die Software
• Steuerung des Auswahlprozesses für die PEP-Software und Projektleitung bei der Software-Einführung

Ergebnis:

• Einheitlicher und optimierter Prozess zur Personaleinsatzplanung
• Implementierte Software-Werkzeuge zur Unterstützung der Planer bei der täglichen Umsetzung dieses Prozesses
• Um ca. 5% reduzierte Personalkosten

Personaleinsatzplanung

Unternehmen: Logistikbereich, 300 Mitarbeiter

Ausgangssituation:

• Täglich gleich besetzte Früh- und Spätschichten bei veränderlichem Arbeitsvolumen
• Service Level Agreement: Bestellungen bis 16:00 Uhr werden zu 95% bis zum Abend verschickt
• Jeder größere Ausschlag des Bestellvolumens eines Tages führt zu Mehrarbeit
• Marktdruck zur Reduktion der Preise

Leistungen durch Dr. Scherf Schütt & Zander:

• Reorganisation der Prognose des Personalbedarfs je Tag und im Tagesverlauf
• Anpassung von Schichtmodellen an den neu ermittelten Bedarfsverlauf (unterschiedliche Schichtlängen und Besetzungen)
• Festlegung von Schwellwerten des Bestellvolumens, bei deren Über- oder Unterschreitung im Tagesverlauf die Schichten noch einmal angepasst werden
• Implementierung von Kennzahlen zur Arbeitszeit-Produktivität, die regelmäßig ausgewertet und in den Teams besprochen werden

Nutzen:

• Verringerung des eingesetzten Arbeitszeitvolumens um ca. 11% bei gleichbleibendem Bestellvolumen