Personalbedarfsanalyse

Personalbedarfsanalyse: Unverzichtbarer Bestandteil von Personalbedarfsermittlung und -prognose

Die Unkenntnis des eigenen Personalbedarfs kann teuer werden. Ein falsch eingeschätzter Bedarf schafft teure Leerzeiten (Überbesetzung) oder führt zu Lost Sales, Überlastung, schlechten Service und in der Folge Mitarbeiterunzufriedenheit und steigende Krankenquoten (Unterbesetzung).

Die detaillierte Kenntnis von Umfang und Verlauf des eigenen Personalbedarfs ist unabdingbar für Kapazitätsberechnungen und die Entwicklung von bedarfskonformen Arbeitszeitmodellen. Häufig ist diese Kenntnis nur aus einer detaillierten Analyse vorhandener Daten über Verläufe von Umsatz, Kundenbestellungen, Produktionsprogrammen, eingesetzten Arbeitsstunden und ähnlichen Faktoren zu gewinnen.

Ziel der Personalbedarfsanalyse ist die Herausarbeitung folgender Informationen:

• Anhand welcher Faktoren kann ich meinen Personalbedarf ermitteln, d.h. was sind relevante Bedarfstreiber?
  –> siehe Analyse der Bedarfstreiber
• Wie kann ich die Bedarfstreiber in Stunden umrechnen, d.h. was sind die Leistungskennziffern?
  –> siehe Ermittlung von Leistungskennziffern
• Wie ist der Verlauf meines Personalbedarfs innerhalb eines Jahres (saisonales Profil) innerhalb einer Woche (Wochenprofil) und innerhalb einzelner Tage (Tagesprofil) und sind die Wochen und Tagesprofile zu jeder Zeit im Jahr gleich oder gibt es einzelne Wochen (z.B. Feiertagswochen) oder Zeiträume (z.B. Hochsaison), in denen sie sich unterscheiden?
  -> siehe Ermittlung von Bedarfsprofilen
• Wie ist mein Nettobedarf (d.h. der Bedarf, um die operativen Kernaufgaben zu erledigen) und mein Bruttobedarf (Kapazität nach Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit, Nebentätigkeiten, Verteilzeiten)?
  -> siehe Ermittlung von Brutto- und Nettobedarf

Nur wenn man mit Hilfe der Personalbedarfsanalyse diese Fragen konkret beantwortet hat, ist man auch bei Auslastungsschwankungen in der Lage, einen Personalbedarf seriös zu prognostizieren.

Personalbedarfsanalse: Analyse der Bedarfstreiber

Von welchen Faktoren / Einflussgrößen hängt der Personalbedarf ab?

In den meisten Fällen liegen geeignete Bedarfstreiber auf der Hand. Anrufe in Call Center, Geschäftsvorfälle in Versicherungen etc.

Oft gibt es aber die Situation, dass nicht der gesamte Personalbedarf Bottom-Up über Bedarfstreiber ermittelt werden kann oder es zwar theoretisch Bedarfstreiber gäbe, aber für diese keine auswertbaren Daten vorliegen. Manchmal gibt es auch zu viele Bedarfstreiber, als dass man diese noch sinnvoll händeln könnte. Dies wäre z.B. der Fall, wenn in einem Unternehmen 1000de unterschiedliche Einzelartikel produziert werden und für jeden einzelnen Artikel ein Personalbedarf prognostiziert werden müsste.

In einem derartigen Szenario kann es hilfreich sein, von geleisteten Stunden oder erwirtschafteten Umsätzen oder auch produzierter Gesamttonnage auszugehen und mit Regressionsanalysen zu überprüfen, welche (möglichst wenigen) Bedarfstreiber die Zielgröße (Tonnage, Umsatz, Leistungsstunden) am besten erklären.

Diese Bedarfstreiber dienen dann als Basis für die Personalbedarfsermittlung.

Personalbedarfsanalyse: Ermittlung von Leistungskennziffern

Was sind geeignete Umrechnungsgrößen von Bedarfstreibern in benötigte Personalstunden?

Hat man die Bedarfstreiber identifiziert, stellt sich die Frage, wie aus diesen der Personalbedarf abgeleitet werden kann.

Oft werden die Leistungskennziffern per Zeitaufnahme (REFA) ermittelt (Bottom Up). Bei einer großen Anzahl von Bedarfstreibern oder vielen Organisationseinheiten (z.B. vielen Filialen) kann dies aber zu aufwändig sein. Darüber hinaus gibt es einige Nachteile dieser Vorgehensweise:

• Hohe Aufwände bei der Ermittlung / Messung
• Bei einer Zeitmessung verändert sich in der Regel das Verhalten eines Mitarbeiters
• Aufwändige Pflege und Anpassung bei jeder Prozessänderung
• Bei großen Mengen wirkt sich jede Sekunde mehr oder weniger bei einer Vorgabezeit für einen einzelnen Vorgang massiv auf den gesamten Personalbedarf aus
• Vorgabezeiten werden in der Regel intensiv zwischen Unternehmen und Mitarbeitervertretung diskutiert und sind am Ende eher politisch ausgehandelt als ein Abbild der realen Vorgänge

Durch Regressionsanalysen (Top Down) kann man ermitteln, wie viele Leistungsstunden notwendig sind um ein bestimmtes Ergebnis (Tonnage, Umsatz etc.) zu erzielen. D.h. es wird eine Art Produktivität ermittelt.

Um eine valide Zahl zu erhalten, darf man dabei nicht nur den Durchschnitt ermitteln. Wichtig sind ebenfalls Minimum, Maximum und die Varianz der Werte. Ist die Varianz zu hoch, muss man die Analyse detaillieren. Oft ist z.B. die Produktivität in der Hauptsaison höher (z.B. wegen höherer Maschinenauslastung) als in einer Nebensaison oder sie sinkt, wenn Zeitarbeitnehmer in der Hochsaison eingestellt werden.

Produktivitätsverlauf eines Jahres

Personalbedarfsanalyse: Ermittlung von Bedarfsprofilen

Wie groß ist mein Bedarf, wie verhält er sich und inwieweit ist er prognostizierbar?

Für die Gestaltung von Arbeitszeitmodelle aber auch für die Personalbedarfsprognose benötigt man in der Regel sog. Bedarfsprofile. Hierbei geht es um Mustererkennung bei Bedarfsverläufen auf verschiedenen zeitlichen Ebenen.

Je klarer diese Bedarfsverläufe sind, umso gesicherte kann man Erkenntnisse gewinnen, inwieweit

• die Bedarfe auf Wochen- und Tagesebene schwanken
• ob und mit welcher Genauigkeit die Bedarfe prognostiziert werden können

Diese Erkenntnisse ermöglichen es wiederum zu bestimmen,

• welche Zusammensetzung von Voll- und Teilzeitverträgen ideal zur Bedarfsdeckung ist
• mit welchen Ankündigungsfristen Arbeitszeiten festgelegt werden können
• wieviel kurzfristige Flexibilität man benötigt
• ob und wenn ja, wann und wieviel externe Kräfte benötigt werden

Typischer Verlauf einer Woche

Visualisierung des Belastungsverlaufs über ein Jahr

Personalbedarfsanalyse: Ermittlung von Brutto- und Nettobedarf

Wieviel Kapazität benötigt man, um Nettobedarf, Urlaube, Krankheit etc. abzudecken?

Nach Ermittlung der Nettobedarfe ist noch nicht Schluss. Zusätzlich zu den operativen, mengeninduzierten Bedarfen müssen noch die Bedarfe für Neben- oder Projekttätigkeiten etc. ermittelt werden. Außerdem gilt es noch den Reservebedarf für Abwesenheiten wie z.B. Urlaub und Krank zu ermitteln.

Hierfür wird das Urlaubverhalten und der Verlauf von Krankenquoten in der Vergangenheit analysiert.

Brutto- und Nettobedarf im Jahresverlauf