Präzise Personalbedarfsanalyse für optimale Planung und Effizienz
Die Personalbedarfsanalyse ist ein wichtiger Bestandteil bei der Arbeitszeitgestaltung sowie bei der Personalbedarfsermittlung und -prognose. Eine Personalbedarfsanalyse schafft Transparenz darüber, wie Personalbedarfe ermittelt werden können, wie hoch die benötigte Kapazität ist und wie sich diese über unterschiedliche Zeitdimensionen wie z.B. innerhalb eines Jahres, einer Woche oder auch eines Tages verteilt.
Ihr Nutzen einer Personalbedarfsanalyse
Die Unkenntnis des eigenen Personalbedarfs kann teuer werden. Ein falsch eingeschätzter Bedarf schafft teure Leerzeiten (Überbesetzung) oder führt zu Lost Sales, Überlastung, schlechtem Service und in der Folge zu Mitarbeiterunzufriedenheit und steigende Krankenquoten (Unterbesetzung).
Bedarfstreiber bestimmen
Von welchen Faktoren / Einflussgrößen hängt der Personalbedarf ab?
In den meisten Fällen liegen geeignete Bedarfstreiber auf der Hand. Anrufe in Call Center, Geschäftsvorfälle in Versicherungen etc.
Oft gibt es aber die Situation, dass nicht der gesamte Personalbedarf Bottom-Up über Bedarfstreiber ermittelt werden kann oder es zwar theoretisch Bedarfstreiber gäbe, aber für diese keine auswertbaren Daten vorliegen. Manchmal gibt es auch zu viele Bedarfstreiber, als dass man diese noch sinnvoll handeln könnte. Dies wäre z.B. der Fall, wenn in einem Unternehmen 1000 unterschiedliche Einzelartikel produziert werden und für jeden einzelnen Artikel ein Personalbedarf prognostiziert werden müsste.
In einem derartigen Szenario kann es hilfreich sein, von geleisteten Stunden oder erwirtschafteten Umsätzen oder auch produzierter Gesamttonnage auszugehen und mit Regressionsanalysen zu überprüfen, welche (möglichst wenigen) Bedarfstreiber die Zielgröße (Tonnage, Umsatz, Leistungsstunden) am besten erklären.
Diese Bedarfstreiber dienen dann als Basis für die Personalbedarfsermittlung.
Leistungskennziffern ermitteln
Was sind geeignete Umrechnungsgrößen von Bedarfstreibern in benötigte Personalstunden?
Hat man die Bedarfstreiber identifiziert, stellt sich die Frage, wie aus diesen der Personalbedarf abgeleitet werden kann.
Oft werden die Leistungskennziffern per Zeitaufnahme (REFA) ermittelt (Bottom Up). Bei einer großen Anzahl von Bedarfstreibern oder vielen Organisationseinheiten (z.B. vielen Filialen) kann dies aber zu aufwändig sein. Darüber hinaus gibt es einige Nachteile dieser Vorgehensweise:
- Hohe Aufwände bei der Ermittlung / Messung
- Bei einer Zeitmessung verändert sich in der Regel das Verhalten eines Mitarbeiters
- Aufwändige Pflege und Anpassung bei jeder Prozessänderung
- Bei großen Mengen wirkt sich jede Sekunde mehr oder weniger bei einer Vorgabezeit für einen einzelnen Vorgang massiv auf den gesamten Personalbedarf aus
- Vorgabezeiten werden in der Regel intensiv zwischen Unternehmen und Mitarbeitervertretung diskutiert und sind am Ende eher politisch ausgehandelt als ein Abbild der realen Vorgänge
Durch Regressionsanalysen (Top Down) kann man ermitteln, wie viele Leistungsstunden notwendig sind, um ein bestimmtes Ergebnis (Tonnage, Umsatz etc.) zu erzielen. Das heißt, es wird eine Art Produktivität ermittelt.
Um eine valide Zahl zu erhalten, darf man dabei nicht nur den Durchschnitt ermitteln. Wichtig sind ebenfalls Minimum, Maximum und die Varianz der Werte. Ist die Varianz zu hoch, muss man die Analyse detaillieren. Oft ist beispielsweise die Produktivität in der Hauptsaison höher (z.B. wegen höherer Maschinenauslastung) als in einer Nebensaison oder sie sinkt, wenn Zeitarbeitnehmer in der Hochsaison eingestellt werden.
David Diemer
Senior Consultant & Data Analyst
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Bedarfsprofile ermitteln
Wie groß ist mein Bedarf, wie verteilt er sich und inwieweit ist er prognostizierbar?
Für die Gestaltung von Arbeitszeitmodellen, aber auch für die Personalbedarfsprognose benötigt man in der Regel sog. Bedarfsprofile. Hierbei geht es um Mustererkennung bei Bedarfsverläufen auf verschiedenen zeitlichen Ebenen.
Je klarer diese Bedarfsverläufe sind, umso gesicherter kann man Erkenntnisse gewinnen,
- inwieweit die Bedarfe auf Wochen- und Tagesebene schwanken
- ob und mit welcher Genauigkeit die Bedarfe prognostiziert werden können
- wie groß der Flexibilitätsbedarf in den unterschiedlichen zeitlichen Ebenen ist
Diese Erkenntnisse ermöglichen es wiederum zu bestimmen,
- welche Zusammensetzung von Voll- und Teilzeitverträgen ideal zur Bedarfsdeckung ist
- mit welchen Ankündigungsfristen Arbeitszeiten festgelegt werden können
- wie viel kurzfristige bzw. langfristige Flexibilität man benötigt
- ob und wenn ja, wann und wie viel externe Kräfte benötigt werden
Brutto- und Nettokapazität berechnen
Wieviel Kapazität benötigt man, um Nettobedarf, Urlaube, Krankheit etc. abzudecken?
Aus der Bedarfsprognose und den Leistungskennziffern lässt sich der Nettobedarf ermitteln, also die benötigte Kapazität, die tatsächlich anwesend sein muss, um den geplanten Bedarf zu decken.
Nach Ermittlung der Nettobedarfe ist noch nicht Schluss. Zusätzlich zu den operativen, mengeninduzierten Bedarfen müssen noch die Bedarfe für Neben- oder Projekttätigkeiten etc. ermittelt werden. Außerdem gilt es noch, den Reservebedarf für Abwesenheiten wie z.B. Urlaub und Krank zu ermitteln.
Hierfür wird das Urlaubverhalten und der Verlauf von Krankenquoten in der Vergangenheit analysiert.
David Diemer
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