Personal­einsatz­planung

Der Hauptunterschied zwischen Schichtplanung und Personaleinsatzplanung liegt in der Flexibilität der Einsatzplanung. Unter einem Schichtplan bzw. Schichtplanung versteht man in der Regel einen festen Ablauf von Schichtfolgen, d.h. einen Plan, der sich z.B. alle 4 Wochen wiederholt. Das Ergebnis der Schichtplanung ist für den/die Mitarbeiter/in auch eine Art Personaleinsatzplan, denn er/sie weiß, welche Schicht an welchem Tag vorgesehen ist. Da man einen Schichtplan beliebig weit ausrollen kann, kennt man somit auch die Arbeitszeiten beliebig weit in die Zukunft.

Ein Personaleinsatzplan wird für einen bestimmten Zeitraum (z.B. Woche(n) oder Monat) jedes Mal neu auf Basis einer bestimmten Bedarfssituation erstellt. Im Ergebnis weiß man dann ebenfalls, an welchem Tag man wann arbeiten muss. Allerdings immer nur für die Zeitperiode, die durch den Personaleinsatzplan abgedeckt wird. Daher ist es bei Personaleinsatzplänen im Rahmen eines Prozesses zur Personaleinsatzplanung auch immer wichtig, eine Ankündigungsfrist festzulegen, die definiert, bis wann ein verbindlicher Personaleinsatzplan für eine Zeitperiode vorliegen muss.

Man kann beide Pläne auch kombinieren. So kann man z.B. 80 % der Arbeitszeit bei der Schichtplanung langfristig festlegen und kurzfristige Bedarfsspitzen im Rahmen der Personaleinsatzplanung über Einbringschichten abdecken.

Dies hängt von Ihrer Bedarfssituation ab. Wenn …

• … ihre Bedarfe saisonal schwanken und/oder
• … ihre Bedarfe innerhalb einzelner Wochentage schwanken und/oder
• … ihre Bedarfe innerhalb eines Tages schwanken und/oder
• … Sie bei stabilen Bedarfen keinen Schichtplan finden, der von allen Mitarbeitern akzeptiert wird,

wird es schwer werden, diese Bedarfe über einen fixen, rollierenden und akzeptierten Schichtplan abzudecken. In diesem Fall macht eine strukturierte Personaleinsatzplanung in jedem Fall Sinn. Je nach Größe der Bedarfsschwankung und dem Zeithorizont, in dem die Flexibilität benötigt wird, ist es sinnvoll eine Jahresplanung, Mittelfristplanung und/oder Wochenplanung festzulegen.

Sie sind sich nicht sicher, wie Ihre Bedarfssituation (siehe Forecast / Personalbedarfsermittlung) aussieht oder wie Personaleinsatzplanungsprozesse aussehen können? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter!

Je nach Zielsetzung wird ein unterschiedlicher Prozess zur Personaleinsatzplanung benötigt

Zuerst kommt die Frage, was man mit einer Personaleinsatzplanung erreichen will. Hauptziel ist in der Regel, das Personal bedarfsorientiert zu verplanen. Die Nebenziele geben dabei aber das „Wie?“ vor. Soll den Mitarbeitern z.B. die Möglichkeit gegeben werden, Arbeitszeitwünsche zu äußern? Wenn ja, an welcher Stelle im Prozess soll dies passieren? Entweder bereits vor Beginn der Planung, nachdem die Bedarfe ermittelt wurden, oder erst durch Schichttausch, nachdem der Einsatzplan veröffentlicht wurde. Soll die Planung zentral durch einen Planer erfolgen oder dezentral, evtl. sogar selbst durch die Mitarbeiter? Wenn ein Mitarbeiterwunsch z.B. im Konflikt zu einer Zeitkontengrenze steht (z.B. würde das Akzeptieren des Wunsches bedeuten, dass ein Zeitkonto eine definierte Obergrenze reißt), soll dann die Wunscherfüllung oder das Einhalten der Zeitkontengrenze mehr priorisiert werden?

Je nachdem, wie diese Fragen beantwortet werden, sieht der Prozess zur Personaleinsatzplanung anders aus. Werden diese Fragen für ein Unternehmen nicht einheitlich beantwortet, bedeutet dies in der Regel, dass dies jede Führungskraft/jeder Planer je Bereich individuell macht und Personaleinsatzplanung innerhalb eines Unternehmens sehr unterschiedlich gehandhabt wird. Oft führt dies auch zu Mitarbeiterunzufriedenheit, wenn in anderen Bereichen die Personaleinsatzplanung scheinbar  „besser“ gehandhabt wird.

Es gibt viele Möglichkeiten Personaleinsatzplanung zu betreiben – man sollte sich für einen Weg entscheiden

Wie bereits erwähnt, können Prozesse zur Personaleinsatzplanung unterschiedlichst gehandhabt werden. Dies fängt schon damit an, welche Planungshorizonte betrachtet werden. Gibt es eine Jahresplanung, eine Mittelfristplanung, eine Wochenplanung, eine Tagesplanung? Wie sehen diese dann konkret aus?

Soll der Plan zentral durch einen Planer vorgegeben werden oder sollen sich Mitarbeiter innerhalb bestimmter Rahmenbedingen (z.B. Bedarfsdeckung, Zeitkontengrenzen) selbst verplanen? Alleine diese Entscheidung hat fundamental Auswirkungen darauf, wie der Prozess am Ende aussieht.

Ein definierter Prozess zur Personaleinsatzplanung ist die Basis für ein Lastenheft und eine Softwareauswahl

Hat man innerhalb eines Unternehmens unterschiedlichste Prozesse zur Personaleinsatzplanung, erschwert dies auch die Auswahl und Einführung eines Softwaretools. Erst auf Basis eines vereinheitlichten Prozesses ist es sinnvoll, Anforderungen zu definieren und darauf basierend eine Software auszuwählen. Die Art des Prozesses gibt dann auch vor, welche Art von Tool sinnvoll ist. Planen sich die Mitarbeiter selbst, benötigt man kein Tool, das automatisiert optimierte Pläne errechnet, sondern eines, das die kollaborative Planerstellung per App und/oder Webkomponente ermöglicht.

Die Umsetzung einer Personaleinsatzplanung in einem Unternehmen wird oft unterschätzt. Folgende Dinge sollten daher unbedingt beachtet werden:

1. Bedarfssituation muss bekannt sein

Voraussetzung für eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung ist, dass sowohl der Personal- als auch der Flexibilitätsbedarf (z.B. Auftragsschwankungen je Woche, je Tag, innerhalb eines Tages) bekannt sind. Nur wenn man diese Bedarfe kennt bzw. prognostizieren kann, kann man die Arbeitszeitkapazität auch dagegen planen. Hier finden Sie nähere Informationen zum Thema Forecast- und Personalbedarfsermittlung.

2. Betriebsvereinbarung muss Spielraum für eine Personaleinsatzplanung hergeben

Oft erleben wir in der Praxis, dass man zwar eine flexible Personaleinsatzplanung haben möchte, die zugrunde liegende Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit gibt aber leider nicht die notwendigen Spielräume. In diesem Fall muss man analysieren, inwieweit es der Vereinbarung neuer Arbeitszeitmodelle bedarf, die eine flexible Planung zulassen.

3. Ein Prozess zur Personaleinsatzplanung muss definiert sein

Die möglichen Prozesse für eine Personaleinsatzplanung sind sehr vielfältig. Oft gibt es innerhalb eines Unternehmens bzw. sogar innerhalb eines Bereichs unterschiedliche Wege, wie ein Personaleinsatzplan erstellt wird. Dies kann einerseits z.B. ein zentraler Ansatz sein, in dem ein Planer den Mitarbeitern Arbeitszeiten zuweist oder ein System einen optimierten Einsatzplan errechnet. Andererseits kann man auch nur bestimmte Rahmenbedingungen vorgeben (z.B. Anzahl benötigter Personen in Zeitintervallen sowie Grenzwerte für Zeitkonten) und die Mitarbeiter verplanen sich selbst. Zwischen diesen beiden Extremen sind viele Zwischenschritte möglich. Wichtig ist aber, dass man sich innerhalb eines Unternehmens auf einen Prozess einigt und Abweichungen nur zulässt, wenn diese durch eine spezifische Bereichslogik notwendig werden. Innerhalb eines Bereiches sollte man immer einen einheitlichen Planungsprozess anwenden.

4. Software erst kaufen, wenn die Rahmenbedingungen und Anforderungen klar sind

In unserer Beratungspraxis erleben wir immer wieder, dass sich Unternehmen dem Thema Personaleinsatzplanung im ersten Schritt durch den Kauf einer Software nähern. Und dann stellen sie fest, dass nicht klar ist, wie geplant werden soll oder dass die Betriebsvereinbarung eine flexible Planung nicht zulässt. Daher sollten folgende Dinge vor dem Kauf einer Software bekannt sein:

• Bedarfssituation (Saisonale, wöchentliche und ggf. tägliche Bedarfsprofile)
• Definierter Prozess zur Personaleinsatzplanung
• Betriebsvereinbarung inkl. eines Personaleinsatzplanungsprozesses
• Lastenheft, das die Anforderungen beschreibt

Ein Personaleinsatzplanungssystem hat in der Regel sehr komplexe Schnittstellen zu einer Zeitwirtschaft (Personalstamm, Fehlgründe, Schichten, Zeitkonten etc.). Daher ist ein integriertes System (Personaleinsatzplanung, Zeitwirtschaft) zu bevorzugen. Die Schnittstelle von einer Zeitwirtschaft zum Lohnsystem ist dagegen vergleichsweise einfach. Hier finden Sie nähere Informationen zum Thema Softwareauswahl.

5. Mitarbeitervertretung von Anfang an involvieren

Viele Fragen rund um eine Personaleinsatzplanung sind mitbestimmungspflichtig. Darüber hinaus bietet das Thema Personaleinsatzplanung viele Chancen für Mitarbeiter (Planungssicherheit, Einfluss auf die eigene Arbeitszeit), sodass für Unternehmen und Mitarbeiter Win-win-Situationen entstehen können. Daher ist es extrem wichtig, das Vorgehen von Anfang an gemeinsam mit der Mitarbeitervertretung zu gestalten.

6. Ziele und zu erwartenden Nutzen klar definieren

Der Nutzen einer Personaleinsatzplanung kann sehr groß sein. Welchen Nutzen man durch eine Personaleinsatzplanung realisiert, hängt von der Zielsetzung und deren Umsetzung ab. Stehen Bedarfsdeckung und wirtschaftliche Kriterien im Vordergrund, wird die Lösung vermutlich anders ausfallen, als wenn Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität oberste Priorität haben. Ist man sich nicht sicher, wie groß das Potenzial einer Personaleinsatzplanung ist, sollte man eine Potenzialanalyse durchführen oder sogar einen Business Case rechnen.

Personaleinsatzplanung ist nur ein Schritt eines umfassenden Workforce Management. Hier finden Sie weiterführende Informationen zum Thema Workforce Management.