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Wie wird man als Beratung zum innovativsten HR Softwarehaus 2018?

Wer meine Veröffentlichungen auf LinkedIn und Facebook verfolgt hat, hat sicherlich gemerkt, dass wir bei SSZ den HR Innovation Award in der Kategorie Software ganz besonders gefeiert haben.

Der Award ist der Beweis dafür, dass man heutzutage auch als kleines Unternehmen nur mit Erfahrung, Kreativität und Kompetenz auch ohne die Ressourcen eines Großunternehmens Innovation schaffen kann!

Denn im Kern sind wir kein Softwarehaus, sondern eine Unternehmensberatung für Arbeitszeit. Wir beraten unsere Kunden bei Arbeitszeitflexibilisierung, Zeitkontensystemen, Lebensarbeitszeitkonten und Schichtplangestaltung. Darüber hinaus definieren wir Methoden und Prozesse zur Personalbedarfsermittlung, Kapazitätsberechnung und Personaleinsatzplanung und begleiten unsere Kunden dann dabei, für die definierten Prozesse die die passende Software zur finden. (Mehr zu unserem Portfolio finden Sie auf unserer Website: www.ssz-beratung.de) D.h. wir haben keine Workforce Management Software und werden diese auch nie haben, da es bereits genug gute Systeme im Markt gibt. Aber warum haben wir dann den HR Innovation Award im Bereich Software erhalten?

Der Award war das Ergebnis von verschiedenen Umständen und Zufällen, die sich am Ende wunderbar zusammengefügt haben.

Die Analyse war schon immer ein wesentlicher Bestandteil unserer Projekte

Bei der Entwicklung von Arbeitszeitmodellen orientieren wir uns immer am Bedarf des Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Wir analysieren also, ob die Bedarfe stabil sind bzw. wie groß die Schwankungen innerhalb eines Jahres, von Woche zu Woche, von Tag zu Tag oder innerhalb eines Tages sind und ob es sich wiederholende Muster gibt. Darüber hinaus analysieren wir das Arbeitszeitverhalten: Wird die Arbeitszeit sinnvoll eingesetzt? Wann und wie oft entstehen Überlastungssituationen für die Mitarbeiter? Wieviele Leerstunden entstehen wie oft und wann? Inwieweit werden Wünsche der Mitarbeiter bei der Einsatzplanung berücksichtigt? Wie groß ist die Planungssicherheit für die Mitarbeiter? Wie gut lässt sich der Bedarf prognostizieren?

Erst, wenn diese Fragen beantwortet sind, kann man bedarfs- und mitarbeitergerechte Arbeitszeitmodelle entwickeln.

Zudem können Diskussionen über notwendige Veränderung viel zielgerichteter und erfolgsversprechender geführt werden, wenn diese auf Zahlen, Daten und Fakten basieren statt auf subjektiven Einschätzungen.

Viele dieser Fragestellungen können durch Datenanalysen beantwortet werden und wir mussten feststellen, dass wir dabei mit Excel zunehmende an Grenzen gestoßen sind, weshalb wir uns nach einem Tool umgesehen haben, mit dem wir unsere Vorstellungen und Ideen besser umsetzen konnten.

 Die Plattform TIS der Firma XIMES war die Basis für unser Analysemodell

Seit vielen Jahren arbeiten wir mit den Tools der Firma XIMES bei der Schichtplanentwicklung. Zusätzlich hat XIMES noch TIS (Time Intelligence Solution) im Angebot. Dabei handelt es sich – stark vereinfacht – um ein Art High End datenbankbasiertes Big Data Excel Tool (es ist aber nicht Excel!), das umfangreiche statistische Operatoren und Funktionen zur Analyse und Verarbeitung von Zeitreihen und Zeitdaten zur Verfügung stellt. Jeder, der schon einmal mit Excel Uhrzeiten bearbeiten wollte, wird diese schnell zu schätzen wissen.

Auf Basis dieser Plattform TIS haben wir unser Analysemodell entwickelt. Ohne eine derartige Plattform wäre für uns die Entwicklung von Workforce Analytics Plus nicht möglich gewesen.

Dabei hat uns am Anfang Prof. Dr. Johannes Gärtner, Geschäftsführer der XIMES und Professor an der TU Wien, kompetent unterstützt und hat sich uns immer wieder als kongenialer Sparringspartner zur Verfügung gestellt. An dieser Stelle nochmal einen herzlichen Dank an Dich, Johannes.

Jahrelange Erfahrung und Kompetenz im Bereich Workforce Management und Statistik sind in das Modell eingeflossen

Das Modell konnten wir u.a. auch deshalb aufstellen, weil ich seit 1995 und mein Geschäftspartner Dr. Burkhard Scherf sogar seit 1990 im Thema Workforce Management unterwegs sind.

Daher wussten wir, welche Fragestellungen relevant sind und durch unsere Ausbildung (Diplom Wirtschaftsinformatiker und promovierter Informatiker) hatten wir auch das Rüstzeug, diese Fragen mit statistischen Methoden zu beantworten. Dabei müssen wir auch unseren Kollegen David Diemer erwähnen, der sich in kürzester Zeit mit viel Energie und Aufwand in das Thema und TIS gestürzt und unsere Ideen federführend genial und kreativ umgesetzt hat. Vielen Dank auch an Dich, David!

Von unseren Kunden wurden immer wieder die gleichen Anforderungen an uns herangetragen

Neben oben angesprochenen Fragestellungen haben auch unsere Kunden immer wieder u.A. folgende Anforderungen an uns gestellt.

  • Ermittlung von Potenzialen, die durch die Einführung einer Personaleinsatzplanung gehoben werden können als Basis zur Berechnung eines Business Cases
  • Transparenz über die Planungsqualität einzelner Bereiche / Filialen
  • Überprüfung, warum die Einführung einer Software zur Personaleinsatzplanung nicht den gewünschten Nutzeneffekt gebracht hat (Bsp. für ein Ergebnis: es wird weiterhin manuell geplant und das Ergebnis in die Software übertragen, weil man der Software nicht traut. Durch Workforce Analytics konnten wir feststellen, wo das Tool nicht angewendet wurde)
  • Die meisten Systeme prognostizieren bei der Bedarfsermittlung sog. Bedarfstreiber und durch Multiplikation mit einer Leistungskennziffer wird dann daraus ein Personalbedarf in Stunden. Die Anbieter unterstützen die Kunden in der Regel allerdings nicht bei der Ermittlung der Leistungskennziffern. Aber gerade für Unternehmen mit vielen Filialen stellt es eine große Herausforderung dar, filialindividuelle Leistungskennziffern zu ermitteln.

Diese und andere Fragestellungen beantworten wir nun mit Workforce Analytics Plus.

Das bisherige Zielsystem der Personaleinsatzplanung war nicht ausreichend

In unseren zahlreichen Softwareauswahlprojekten für Workforce Management Systeme fällt bei den Präsentationen der Anbieter sinngemäß fast immer folgender Satz: „Mit unserem System zur Personaleinsatzplanung sorgen wir dafür, dass Sie immer die richtige Anzahl Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben“.

Unserer Meinung nach ist diese Definition aber zu kurz gegriffen: Obiges Ziel erreicht man auch, wenn man ohne jede Planung die Mitarbeiter kurzfristig einbestellt oder nach Hause schickt. Im Ergebnis hat man dann zwar immer genug Mitarbeiter da, die sind aber ggf. unzufrieden und nicht motiviert und schaffen keine zufriedenen Kunden. Daher muss obige Definition noch erweitert werden: „und die Bedürfnisse der Mitarbeiter wurden bei der Einsatzplanung berücksichtigt.“ Dann können zufriedene Mitarbeiter auch zufriedene Kunden schaffen.

Daher haben wir in Workforce Analytics Plus auch noch die Themen Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit aufgenommen, so dass jederzeit überprüft werden kann, ob eine Einsatzplanung wirtschaftlich, kunden- und mitarbeiterorientiert ist.

Fazit: Wie konnte es soweit kommen, dass wir den Award gewinnen?

Dass SSZ den Award gewonnen hat, lag also daran, dass Anforderungen unserer Kunden bis dato nicht bedient wurden und wir die Erfahrung, das Know-how, den Willen und die Plattform hatten, diese Anforderungen mit unserem Workforce Analytics Plus zu abzudecken.

An dieser Stelle gilt auch unser Dank an die Jury des HR Innovation Awards, die offensichtlich nicht Namen, Größe oder Bekanntheitsgrad sondern nur Qualität und Innovationsgrad des Produktes bewertet hat.

Ein weiterer Dank geht an Frau Sirka Laudon für die nette Laudatio.

Viele Grüße, Ihr

Guido Zander

Geschäftsführender Partner, SSZ Beratung

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