Warum die Einführung einer PEP-Software häufig scheitert

(Autor: Dr. Burkhard Scherf, Auszug aus der Veröffentlichung in „HR Performance“, Ausgabe 07/2009)

Die Implementierung einer bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung birgt ohne Zweifel ein hohes Potential, die Produktivität einer Organisation deutlich zu steigern. Durch systematische Prognose des Personalbedarfs, Planung und Steuerung der Arbeitszeiten entsprechend diesem Bedarfsverlauf und konsequentes Controlling der Arbeitszeitproduktivität können Leerzeiten vermieden, sowie Überstunden und Einsatz externer Mitarbeiter auf das notwendige Maß reduziert werden.

Softwaresysteme zur Personaleinsatzplanung (PEP) spielen hierbei häufig eine wichtige Rolle, da sie die Planungsprozesse operativ besser handhabbar machen und die benötigten Daten liefern, durch die die Ergebnisse der Planung transparent werden. Dazu trägt auch bei, dass die am Markt verfügbaren Softwaresysteme in den letzten Jahren deutliche funktionale Fortschritte gemacht haben – auch wenn es immer noch Funktionsbereiche gibt, in denen eine stärkere Software-Unterstützung wünschenswert ist.

In der Praxis ist jedoch immer noch festzustellen, dass eine Vielzahl von Projekten zur Einführung von PEP-Software nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, dass Zeit- und Kostenbudgets regelmäßig überschritten werden und manches Projekt noch vor der Inbetriebnahme der Software abgebrochen wird (vergleiche die Beispiele problematischer Projektverläufe). Bedeutet dies, dass auf die Einführung solcher Software aus Risikogründen besser ganz verzichtet werden sollte? In diesem Beitrag stellen wir typische Problemsituationen solcher Software-Einführungsprojekte dar, erläutern die Ursachen und schlagen einen Weg für eine gesicherte Software-Implementierung vor.

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