Auswahl und Einführung von Personaleinsatzplanungs- und Zeitwirtschaftssystemen

(Autor: Guido Zander, Auszug aus der Veröffentlichung in CoPers 8/2007)

Software zur Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft setzt sich derzeit immer stärker im Markt durch. Die führenden Anbieter erleben derzeit eine starke Nachfrage nach ihren Systemen. Viele Unternehmen prüfen derzeit die Beschaffung eines solchen Systems. Gleichzeitig fällt es aber vielen Anwendern aus den Fachbereichen schwer, die Unterschiede zwischen den angebotenen Systemen und deren Auswirkungen für den praktischen Einsatz im jeweiligen Unternehmen vorherzusehen. Dieser Beitrag gibt deshalb einen kurzen Leitfaden für die Auswahl und Einführung einer PEP-Software. Gerade im Thema Personaleinsatzplanung gibt es eine Vielzahl von Softwaretools mit unterschiedlichstem funktionalem Umfang und auch unterschiedlichsten Philosophien, wie ein Planungsprozess unterstützt wird. Deshalb sollte man bei der Bewertung der Tools auch nicht in Kategorien wie „gut“ oder „schlecht“ denken, sondern überlegen, wie der Planungsprozess im eigenen Unternehmen aussieht und zukünftig aussehen soll, welche Unterstützungsfunktionen innerhalb dieses Prozesses sinnvoll sind und welches Tool diese am besten unterstützt. Damit der Kauf einer Software zur Personaleinsatzplanung das gewünschte Ergebnis bringt, werden im Folgenden die vier notwendigen Schritte in einem Softwareauswahlprozess beschrieben:

Schritt 1: Definition eines Prozesses zur Personaleinsatzplanung
Viele Unternehmen nähern sich einem organisatorischen Thema erst einmal aus der Softwaresicht. Man möchte z.B. Projektmanagement einführen und kauft sich ein Projektmanagementtool oder man möchte Personaleinsatzplanung betreiben und kauft sich eine Software zur Personaleinsatzplanung. Bei oder nach der Einführung merkt man dann, dass die gewünschten Effekte ausbleiben, weil gar nicht klar ist, welcher Prozess durch das Tool unterstützt werden soll.

Deshalb ist es wichtig, zunächst den Prozess zu klären, bevor man sich an die Software-Auswahl begibt.

Bei der Prozessdefinition wird festgelegt, wer wann wen mit welchen Informationen plant und wie das Planungsergebnis aussehen soll. Dabei müssen Fragen wie z.B. „Werden die Mitarbeiter zentral oder dezentral geplant?“, „Inwieweit sollen die Mitarbeiter am Planungsprozess (Wunschdienste) beteiligt werden?“, „Welche Informationen sollen bei der Planung berücksichtigt werden? Zeitkonten, Mitarbeiterwünsche, Bedarfe, etc.?“, „Wenn mehrere Kriterien aufeinander treffen und sich widersprechen, was ist z.B. wichtiger: Das Einhalten des Zeitkontos oder die Erfüllung des Mitarbeiterwunsches?“

Diese und andere Fragen müssen geklärt werden und deren Beantwortung hat weit reichende Auswirkungen auf die Anforderungen an eine Software. So hängt von der Beantwortung dieser Fragen ab, inwieweit die Software eine Komponente im Intranet benötigt, über das die Mitarbeiter Wünsche eingeben können. Oder inwieweit sollen Automatismen den Planer unterstützen und nach vorgegebenen Regelwerken einen Planungsvorschlag erzeugen? Müssen Qualifikationen bei der Planerstellung berücksichtigt werden? Sollen bei der Planung fest vorgegebene Schichten verplant oder die Arbeitszeiten frei nach Bedarf erzeugt werden?

Darüber hinaus hat die Definition eines einheitlichen Planungsprozesses den Effekt, dass es einfacher bzw. kostengünstiger wird, ein Planungstool zu finden, als wenn viele unterschiedliche Planungsvarianten im Unternehmen unterstützt werden sollen. Zusätzlich wird man durch die Definition eines stabilen Prozesses unabhängiger vom einzelnen Planern und hat eine Basis für kontinuierliche Verbesserungen.

Schritt 2: Erstellen eines Lastenheftes
Nachdem der Planungsprozess definiert wurde…

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