Workforce Analytics: Ohne objektive Datengrundlage keine Veränderung

(Autor: Guido Zander, Auszug aus der Veröffentlichung in HR Performance, Spezial HR Analytics, Ausgabe März/2018)

Projekte zur Änderung von Arbeitszeiten oder Prozessen der Personaleinsatzplanung sind immer sehr schwierige Veränderungsprojekte, da jeder Mitarbeiter von den Auswirkungen persönlich im Hinblick auf die Möglichkeiten seiner Freizeitgestaltung betroffen ist. Ängste und Widerstände behindern oft eine erfolgreiche Umsetzung oder schmälern das mögliche Ergebnis.

Ohne objektive Daten diskutiert man nur über subjektive Einschätzungen

Rückwirkend aus über 20 Jahren Erfahrung in der Arbeitszeitberatung können wir sagen, dass die Veränderungsprojekte am erfolgreichsten waren, in welchen es eine solide, objektive Faktenlage gab, über die man sachorientiert und weitgehend emotionslos diskutieren konnte. Diskussionen auf Basis subjektiver Einschätzungen sind in der Regel emotional und ergebnislos, da die subjektiven Wahrnehmungen der verschiedenen Beteiligten stets unterschiedlich sind und sich als Basis einer sachlichen Diskussion kaum eignen. Eine Einigung, wenn sie dann überhaupt noch gelingt, basiert dann eher auf faulen Kompromissen, die aber an den eigentlichen Herausforderungen der Realität vorbeigehen.

Beispiel: Wenn man über eine Ankündigungsfrist diskutiert, sollte man wissen, wie stabil man einen Bedarf voraussagen kann

Wenn man z.B. über Flexibilitätsbedarf diskutiert, ist es hilfreich zu wissen, wie stark eine auftragsbedingte Auslastung schwankt, saisonal, von Woche zu Woche, von Tag zu Tag oder auch innerhalb eines Tages. Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, mit welcher Wahrscheinlichkeit man den Bedarf mit welcher Frist valide vorhersagen kann. Erst wenn man dies weiß und die Ergebnisse von allen Beteiligten nachvollzogen werden können, kann man ernsthaft darüber diskutieren, wie flexibel Arbeitszeitmodelle sein müssen, ob alle oder nur wenige Mitarbeiter flexibel sein müssen, welche Ankündigungsfristen benötigt werden und ob über die Flexibilität der Stammbelegschaft hinaus noch zeitweise externes Personal benötigt wird. Weiß man dies nicht, läuft die Diskussion auf Basis subjektiven Empfindens („Wir müssen flexibler werden!“ – „Noch flexibler? Wir sind doch schon jetzt total flexibel, das muss aber reichen!“…). So wird man nicht zum Ziel kommen.

Daher haben wir den Analyseanteil in unseren Projekten sukzessive ausgebaut. Von den Ergebnissen sind die Kunden oft überrascht, da diese nicht selten die subjektiven Einschätzungen wiederlegen. Immer wieder werden dadurch auch Chancen sichtbar: Wenn sich z.B. herausstellt, dass der Bedarf stabiler zu prognostizieren ist, als man bis dato dachte, ergeben sich unerwartete Möglichkeiten, durch längere Ankündigungsfristen mehr Planungssicherheit für die Mitarbeiter herzustellen. Und gerade im Bereich Bedarfsprognose ist bei vielen Unternehmen noch Spielraum für Verbesserungen.

Die eigentlich spannenden Erkenntnisse erhält man, wenn man unterschiedliche Daten miteinander in Beziehung setzt

Neben dem hier bereits angesprochenen Verlauf des Personalbedarfs analysieren wir in unseren Projekten auch den tatsächliche Arbeitszeiteinsatz und die Fehlzeitenverläufe. Spannend wird es, wenn man diese Daten gegenüberstellt. Waren die eingesetzten Arbeitszeiten immer dann hoch, wenn auch der Bedarf hoch war? Werden Urlaube bedarfsorientiert verplant? Wann kommt es für Mitarbeiter zu Überlastungssituationen, wann entstehen eher Leerzeiten? …

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