Prozess zur Personaleinsatzplanung?

Warum sollte man einen Prozess zur Personaleinsatzplanung definieren?

Je nach Zielsetzung wird ein unterschiedlicher Prozess zur Personaleinsatzplanung benötigt

Zuerst kommt die Frage, was man mit einer Personaleinsatzplanung erreichen will. Hauptziel ist in der Regel, das Personal  bedarfsorientiert zu verplanen. Die Nebenziele geben dabei aber das „Wie?“ vor. Sollen den Mitarbeitern z.B. die Möglichkeit gegeben werden, Arbeitszeitwünsche zu äußern? Wenn ja, an welcher Stelle im Prozess soll dies sein? Noch vor  Beginn der Planung (nachdem man die  Bedarfe kennt) oder erst durch Schichttäusche, nachdem der Einsatzplan veröffentlicht ist. Soll die Planung zentral durch einen Planer passieren oder dezentral, evtl. sogar selbst durch die Mitarbeiter? Wenn ein Mitarbeiterwunsch z.B. im Konflikt zu einer Zeitkontengrenze steht (z.B. würde das Akzeptieren des Wunsches bedeuten, dass ein Zeitkonto eine definierte Obergrenze reißt), soll dann die Wunscherfüllung oder das Einhalten der Zeitkontengrenze mehr priorisiert werden?

Je nachdem, wie diese Fragen beantwortet werden, sieht der Prozess anders aus. Werden diese Fragen für ein Unternehmen nicht einheitlich beantwortet, bedeutet dies in der Regel, dass dies jede Führungskraft/jeder Planer je Bereich individuell macht und Personaleinsatzplanung innerhalb eines Unternehmens sehr unterschiedlich gehandhabt wird. Oft führt dies auch zu Mitarbeiterunzufriedenheit, wenn in anderen Bereichen die Personaleinastzplanung scheinbar  „besser“ gehandhabt wird.

Es gibt viele Möglichkeiten Personaleinsatzplanung zu betreiben – man sollte sich für einen Weg entscheiden

Wie bereits erwähnt können Prozesse zur Personaleinsatzplanung unterschiedlichst gehandhabt werden. Dies fängt schon damit an, welche Planungshorizonte betrachtet werden. Gibt es eine Jahresplanung, eine Mittelfristplanung, einen Wochenplanung, eine Tagesplanung? Wie sehen diese dann konkret aus?

Unterschiedliche Möglichkeiten für Personaleinsatzplanungsprozesse

Unterschiedliche Möglichkeiten für Personaleinsatzplanungsprozesse

Soll der Plan zentral durch einen Planer vorgegeben werden oder sollen sich Mitarbeiter innerhalb bestimmter Rahmenbedingen (z.B. Bedarfsdeckung, Zeitkontengrenzen) selbst verplanen? Alleine diese Entscheidung hat fundamental Auswirkungen darauf, wie der Prozess am Ende aussieht.

Ein definierter Prozess zur Personaleinsatzplanung ist die Basis für ein Lastenheft und eine Softwareauswahl

Hat man innerhalb eines Unternehmens unterschiedlichste Prozesse erschwert dies auch die Auswahl und Einführung eines Softwaretools. Erst auf Basis eines verheintlichten Prozesses macht es Sinn, Anforderungen zu definieren und darauf basierend eine Software auszuwählen. Die Art des Prozesses gibt dann auch vor, welche Art von Tool sinnvoll ist. Planen sich die Mitarbeiter selbst, benötigt man kein Tool, das automatisiert optimierte Pläne errechnet, sondern eines, das die kollaborative Planerstellung per App und/oder Webkomponente ermöglicht.