Der NextAct: Vom HR Innovation Award zur Offensive Workforce-Management (mit Analytics)!

Am vergangenen Donnerstag fand #NextChampions im Phantasialand in Brühl bei Köln statt. Das „Event“ bzw. eher Familientreffen von 500+ Top-Entscheidern und Experten war aber kein Ende, sondern ein Anfang. Jetzt starten wir die Transformations-Offensiven und es freut uns, dass nach der #NextHR-Runde mit Elke Jäger (Atoss) und Guido Zander (SSZ) nun Burkhard Scherf erläutert, wie Workforce Management, insbesondere auch der analytische Teil, Unternehmen hilft, im Zeitalter von Digitalisierung/Transformation erfolgreich zu sein.

1. Sechs Monate HR Innovation Award

Sie haben vor 6 Monaten von der Zukunft Personal den HR Innovation Award für Ihre Analyse-Software für das Workforce-Management bekommen. Wie hat die Branche auf Ihren Ansatz wie auch auf den Award bisher reagiert?

Dr. Burkhard Scherf:

Grundsätzlich ist der Award, den wir für unsere Lösung WFA(plus) erhalten haben, natürlich nicht nur für uns, sondern für unsere gesamte Branche eine Auszeichnung. Die Bedeutung des Workforce Managements wurde hiermit eindrucksvoll belegt. Das war auch wirklich dringend notwendig! Alle schwärmen von „New Work“ / „Future of Work“, wo neue Möbel und Vertrauensarbeitszeiten aber oft nur den „White Collar“-Workforces zugutekommt.

Das ist unserer Meinung nach zu kurz gesprungen und auch ungerecht den Unternehmen und Mitarbeitern gegenüber, die in dieses Schema nicht passen. Dabei ist gerade die Flexibilisierung der Arbeitszeit über Workforce-Management eine große Chance für eine echte, nachhaltige Humanisierung in der Breite. Von solchen Lösungsansätzen profitieren auch die Hundertausenden der sogenannten Blue Collar-Mitarbeiter, gerade in Deutschland und insbesondere in Schlüsselbranchen wie Handel, Produktion und Logistik.

Trotzdem ist – überspitzt formuliert – der „Kickertisch in einer Internet-Agentur“ natürlich auch ein legitimer Ansatz, Arbeit menschenfreundlich zu machen, aber eben nicht der einzige. Wir kümmern uns halt zusätzlich auch um die Kassiererin und den Instandhalter und um ein Management von Arbeitszeiten, das die Interessen aller balanciert.

Unser Erfolg wurde von der Branche und den Medien sehr breit honoriert. Keynotes auf Messen, Veröffentlichungen von den Leitmedien der HR-Community bis zu SPIEGEL.de und auch der Zuspruch von den großen Playern der Branche haben uns sehr gefreut. Das hatten wir so gar nicht erwartet. Am meisten freute uns das Kundeninteresse. Das einzige Problem ist unsere Arbeitslast, aber das ist ein positives Problem. Natürlich war dabei nicht nur die Relevanz des Workforce Managements entscheidend, sondern auch der ein oder andere Erfolgsbeitrag von uns 😉 Wir schließen in vielen Fällen die analytische Lücke, um die vielen noch ungenutzten Potenziale beim Workforce Management für Unternehmen, Mitarbeiter und Kunden balanciert zu heben. In dieser Rolle sind wir der Partner der erfolgreichen Workforce Management-Anbieter, die durch ihre Daten unsere analytischen Erfolge möglich machen und deren Erfolgschancen wir durch unsere Analysen verbessern.

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2. Vom Workforce Management zu Workforce Analytics

Workforce-Management oder etwa altdeutscher „Personaleinsatzplanung“ ist schon viele Jahre etabliert. Um was handelt es sich dabei eigentlich genau? Wie dockt Workforce Analytics an das etablierte Workforce Management an und was leistet es dann konkret im Gesamtumfeld Workforce Management?

Dr. Burkhard Scherf:

Unter Personaleinsatzplanung wird in der Regel die Planung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern und ihre qualifikationsgerechte Zuordnung zu Arbeitsplätzen verstanden, wobei dann meist die effiziente Nutzung der teuren Ressource Arbeitszeit die primäre Zielsetzung ist. So ähnlich lautet ja auch die Definition in Wikipedia:

„Unter Personaleinsatzplanung (PEP) versteht man die rationelle Zuordnung der verschiedenen Mitarbeiter zu den Positionen (passend zu ihrem Fähigkeitsprofil und dem Anforderungsprofil der Stelle)… Eine weitere Dimension des Begriffs ist die Schichtplanung.“

Für uns greift dieses Verständnis zu kurz. Z.B. Zielsetzung: Es geht eben längst nicht mehr nur um eine produktive Workforce, sondern auch um zufriedene Mitarbeiter und Kunden. Z.B. Werkzeuge: Der Schichtplan ist vom Innovationsgrad einer Workforce Analytics-Lösung einige Meilen weit entfernt. Daher jetzt vielleicht einige Stichworte zu Workforce Analytics, zunächst zur Datengrundlage:

• Unser WFA(plus) ist ein Cloud-basiertes Analyse-Framework, mit dem beim Kunden vorhandene Daten aus verschiedenen Systemen, wenn bereits vorhanden auch aus Workforce-Management-Systemen, analysiert werden können wie

– Mengen, Umsätze u.ä.

– Bedarf an Arbeitszeit

– Tatsächlicher Anfall von Arbeitszeit

• Im Idealfall können wir aber auch auf solche Daten zurückgreifen, die eine ganzheitliche, balancierte Analyse zulassen wie

– Kundenzufriedenheit (ggf. auch Teilaspekte wie Termintreue)

– Mitarbeiterzufriedenheit

Man sagt: Daten sind das neue Öl bzw. die neue Elektrizität der Unternehmen. Bei Workforce Analytics wird das konkret: Die oben nur angerissenen Daten stellen einen unheimlichen Erkenntnis- und Optimierungsschatz dar. Sie zeigen, ob das Workforce Management bereits ideal gelingt – was leider nur selten der Fall ist – oder ob noch Handlungsbedarf besteht und Optimierungen zum Wohle von Unternehmen (Kosten), Mitarbeitern (Arbeitslast, Flexibilität, …) und Kunden (Verfügbarkeit) anzugehen sind. Hier lassen sich oft sieben- bis achtstellige Potenziale realisieren, gerade bei den großen Flächenorganisationen wie im Handel.

Unser WFA(plus) kann dabei einmalig zur Ermittlung eines Zustands zu einem bestimmten Zeitpunkt eingesetzt werden oder fortlaufend zur kontinuierlichen Verfolgung des Stands der relevanten Informationen – somit auch zur Verfolgung, ob sich die Planung nach Start des Optimierungs-Projekts tatsächlich verbessert. Unser WFA(plus) hilft aber auch, schon im Vorfeld einer Implementierung eines Workforce-Managements die wichtigsten Fragen zu beantworten:

• Was sind die Treiber des Personalbedarfs, also die Größen, die man prognostizieren muss, um den Personalbedarf ermitteln zu können?
• Was sind die Leistungskenngrößen, mit denen man aus der Häufigkeit von Bedarfstreibern einen Personalbedarf errechnen kann?
• Was sind Beispiele guter und schlechter Anpassung des Personaleinsatzes an den Personalbedarf?

– Ermittlung von Über- und Unterbesetzungen

– Ermittlung von Leerzeiten und brach liegenden Umsatzpotentialen

• Wie groß ist das zu erwartende wirtschaftliche Potentials durch eine verbesserte Einsatzplanung?

Unser System unterstützt darüber hinaus auch bei einer Reihe von technischen Problemen der Datenanalyse

• Import auch großer Mengen von Daten, die in unterschiedlichsten Formaten vorliegen
• Zusammenführung der Daten in eine gemeinsam auswertbare Datenbank
• Identifizierung von Datenlücken, Fehlern und Ausreißern
• Clusterung und Filterung von Daten nach beliebigen Kriterien
• Zusammenführung von Daten, die in unterschiedlichen Zeitstrukturen (pro Woche, pro Tag, pro Stunde, pro 15 Minuten) vorliegen

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3. SSZ und die Partner der Workforce-Management-Branche

Sie sind ja ursprünglich das führende Beratungsunternehmen der Workforce-Branche. Steigen Sie damit jetzt in den Software-Markt ein und machen den Anbietern von Personaleinsatzplanung Konkurrenz? Wie reagiert der Markt?

Dr. Burkhard Scherf:

Ob wir als Berater führend sind, müssen andere bewerten, den Award haben wir ja „nur“ für unsere Software-Lösung bekommen. Die Software-Lösung wäre aber nicht möglich gewesen ohne die Jahrzehnte der Erfahrung in der Branche. Ich war bereits vor der Gründung von SSZ als Entwicklungsvorstand bei einem der führenden Anbieter für Workforce-Management-Systeme tätig. Eine Kompetenzvermutung ist also nicht ganz falsch 😉

Was unsere Partnerschaft mit den Anbietern der Branche angeht: Der Einstieg in den Software-Markt macht uns nur scheinbar zur Konkurrenz zu den PEP-Anbietern. Es gilt eher das Gegenteil, wir vertiefen die Partnerschaft. Viele Anbieter im Markt integrieren uns sogar in ihre Angebote als Extra-Highlight. Das erfreut uns natürlich und es zeigt, dass wir als komplementäre Chance angesehen werden. WFA(plus) ist hier offen für die Kommunikation mit beliebigen PEP-Produkten.

Zugleich versuchen wir aber auch umgekehrt die Branche zu stärken und den PEP-Anbietern mit WFA(plus) sowohl den Weg für den Einstieg in für sie sonst eher komplexe Projekte zu bereiten als auch die Durchführung solcher Projekte zu erleichtern. Wir können analytisch starke Verkaufsargumente für den Einsatz einer PEP-Software liefern:

• Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für die Kalkulation eines PEP-Projekts werden auf eine solide und kaum noch anfechtbare Basis gestellt. Wir können im Vorfeld ausweisen, wie viel Potential in einem konkreten Unternehmen mit seinem derzeitigen Planungsverhalten im Thema PEP steckt. Der Hebel für die Wirtschaftlichkeitsrechnung wird wesentlich größer, wenn Leerzeiten nachgewiesen und deren Gegenwert mit der Zahl der einzusetzenden Mitarbeiter multipliziert werden können als wenn nur der Arbeitsaufwand für eine Hand voll Einsatzplaner reduziert würde.
• Implementierungsaufwände bzw. klassische Stolperfallen für Projekte mit einer komplexen Bedarfsermittlung werden reduziert: Kunden werden häufig erst durch die Aufbereitung dieser Daten in die Lage versetzt, einem Software-Anbieter die grundlegenden Daten für eine PEP zu liefern.
• Das Erreichen der Wirtschaftlichkeitsziele kann verfolgt und nachgewiesen werden – das freut die Controller und erhöht die Chance, dass Projektbudgets genehmigt werden.

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4. Erfolgreiche Anwendungen für Workforce Analytics

Grau ist alle Theorie. Können Sie uns Beispiele für relevante Anwendungen nennen? Was waren Chancen und Risiken, was waren Herausforderungen? Welche konkreten Lösungen wurden entwickelt.

Dr. Burkhard Scherf:

Im Handel erfolgten bisher die meisten Einsätze unseres Systems. Hier waren Lösungen (entlang des Lebenszyklusses bzw. top-down):

• Grundsätzliche Projektentscheidung: Berechnung des wirtschaftlichen Potentials durch verbesserte Einsatzplanung
• Planungsstrategie: Ermittlung von wichtigen Basisgrößen für Strategien wie Grenzproduktivitäten in Bezug auf Mitarbeiter-/Kundenzufriedenzeit
• Kontinuierliche Verbesserung Planung: Laufende Verfolgung der Qualität der Einsatzplanung:

– Wie verändert sich die Übereinstimmung zwischen Umsatz und eingesetzten Arbeitsstunden?

– In welchem Maße werden Leerstunden reduziert?

– Kontinuierliche Verfolgung von Zielgrößen und ggf. deren Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen

• Kompetenz-Transfer: Vergleich der Qualität der Einsatzplanung verschiedener strukturell vergleichbarer Filialen: Wie gut passen Umsatz und eingesetzte Arbeitsstunden zusammen? Welche Erkenntnisse lassen sich zwischen den Filialen austauschen?
• Kontinuierliche Verbesserung Filiale: Ermittlung von wichtigen Kennzahlen wie Leerstunden und Lost Sales für jede Filiale und Filialgruppe
• Selbststeuerung: Ableitung von Zielgrößen für die Umsatzproduktivität (Umsatz pro eingesetzter Arbeitsstunde) je Filialtyp für die gezielte Selbststeuerung der Filiale und das Management-Reporting.

Erfolgreiche Beispiele gibt es aber auch bereits aus der Logistik oder der auftragsbezogenen Produktion. Sehr große Unternehmen mit mehreren tausend Filialen nutzen bereits seit mehr als einem Jahr regelmäßig die Ergebnisse aus WFAplus. Da diese aber öffentlich nicht genannt werden möchten, müssen wir hier auf weitere Informationen zu diesen Kunden-Unternehmen verzichten. Hier hoffen wir aber, dass immer mehr unserer Partner erkennen, dass veröffentlichte Erfolgsgeschichten nicht nur uns nutzen, sondern auch für sie ein Ausweis von Kompetenz, aber auch von neuer Mitarbeiterorientierung sein kann.

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5. Aufbruch zur Workforce-Management-Offensive!

So erfreulich Ihre Erfolge sind: Es gibt noch viele weiße Flecken. Wie überzeugt man weitere Unternehmen von der Sinnhaftigkeit von Workforce Management und Workforce Analytics Plus?

Dr. Burkhard Scherf:

Das Überzeugen einzelner neuer Kunden gestaltet sich heute – wenn der Kontakt etabliert ist – zum Glück dann doch viel einfacher als früher:

• Der Auslöser ist zunächst immer der Gleiche: Unternehmen sind heute gezwungen, ihre kostbaren und zunehmend knapper werdenden Mitarbeiter-Ressourcen wirtschaftlich sinnvoll einzusetzen. Zugleich gilt es aber auch, diese Mitarbeiter deutlich „mitarbeiterorientierter“ einzusetzen als früher. Zudem werden Kunden nicht weniger anspruchsvoll und lieben es wenig, wenn sie im Baumarkt keinen Ansprechpartner finden oder die Schlange vor der Kasse wächst.
• Mit diesen Gedanken rennt man überall offene Türen ein bzw. wir werden ja in der Regel auch oft aufgrund von Empfehlungen aktiv nachgefragt.
• WFA(plus) kann in diesem Kontext wesentliche Beiträge liefern zur Lösung von Problemen, für die es heute keine alternativen Lösungen gibt. Unsere Kunden werden häufig erst durch die Auswertung dieser Daten befähigt, konkrete Lösungen für eine verbesserte Einsatzplanung zu definieren und umzusetzen.
• Die operativ Verantwortlichen und an der Implementierung einer verbesserten PEP Interessierten auf Seite des Kunden werden in die Lage versetzt, die Defizite des aktuellen Vorgehens zu identifizieren, zu bewerten und damit Projektbudgets zu rechtfertigen.
• Kunden können die erzielten Verbesserungen kontinuierlich verfolgen – das unterstützt den sonst oft sehr mühsamen Veränderungsprozess.

So weit, so gut. Leider können wir so nicht alle Unternehmen dieser Welt erreichen 😉

Mein Gründungspartner Guido Zander hat daher letztes Jahr schon mit großem Erfolg auf LinkedIn für das Thema getrommelt. Einer seiner Beiträge generierte über 100.000 Leser und wurde von LinkedIn selbst in anderen sozialen Medien beworben. Jetzt hat er als nächsten Schritt die Traditions GmbH als Satire entwickelt. Hier hat man die typischen „Persona“ eines weniger innovativen Unternehmens, wobei er mit einem zwinkernden Auge natürlich stark überzeichnet. Da bin ich ganz gespannt, was die Resonanz angeht. Hier trommeln wir alleine für unseren Markt.

Was uns besonders freut:

Mit anderen Akteuren der Workforce-Management-Branche werden wir nun im Rahmen des #NextChampions-Events der Competence Site eine gemeinsame Kommunikationsoffensive zum Thema starten. Mit so einer Branchen- bzw. Ecosystem-Offensive haben wir natürlich eine ganz andere Reichweite! Wir hoffen, dass viele Akteure der Branche mithelfen, damit dieses wichtige Thema auch noch stärker als Chance erkannt wird. Das ist dann ein wirklich strategischer Wirkhebel!