In vielen Unternehmen gibt es das Problem, dass sehr viel Wissen in den Köpfen einzelner Leute steckt, das bei deren Ausfall nicht mehr zur Verfügung steht. Gerade im Bereich der Einsatzplanung ist dies sehr gefährlich, da eine falsche Planung Produktionsstillstand bzw. Handlungsunfähigheit (zu wenig Mitarbeiter anwesend) oder aber auch hohe Kosten (zuviele Mitarbieter anwesend) bedeuten kann.

Daher ist es ratsam, die Einsatzplanung als Prozess zu definieren und zu dokumentieren. Auf diese Weise haben Vertreter die Möglichkeit, die einzelnen Prozessschritte nachzuvollziehen und durchzuführen. Eine Prozessdefinition bedeutet in der Regel auch immer Vereinheitlichung bzw. Standardisierung, so dass auf dieser Basis auch eine kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung des Prozesses über die gesamte Organisation möglich ist. Bei Nicht-Dokumentierten Verfahrensweisen kann man im Nachhinein in der Regel nicht mehr nachvollziehen, warum etwas besser oder schlechter gelaufen ist als vorher, da man nicht weiss, was man in diesem Fall anders gemacht hat.

Personaleinsatzplanungsprozesse sind so individuell wie jedes Unternehmen, daher sollte ein Personaleinsatzplanungsprozess auch speziell für einzelne Organisationen definiert werden.