Je nach Prozess und Ausgangssituation kann eine zentrale oder dezentrale Planung von Vorteil sein. Möchte man z.B. erreichen, dass der Personalbedarf über mehrere Gruppengrenzen (bei gleicher Qualifikationsstruktur) hinweg gedeckt wird (es gibt also einen Gesamtbedarf und nicht einen Bedarf je Gruppe) bietet sich sicherlich eine zentrale Planung an, die die Einsatzplanung über die Gruppengrenzen hinweg durchführt. Der Vorteile sind eine effizientere Planung und eine geringe Gesamtkapazität (nicht jede Gruppe muss Reservebedarfe vorhalten). Nachteilig könnte sein, dass der Planungsprozess anonymisierter abläuft und somit in Summe aufwändiger werden kann.

In verschiedenen Gruppen mit unterschiedlichen Qualifikationsstrukturen bietet sich eine dezentrale Planung an. Noch wichtiger als die Beantwortung der Frage nach der zentralen oder denzentralen Planung ist jedoch die Definition von Planungskriterien und einem Planungsprozess. Die Kriterien legen fest, welche Faktoren (z.B. Mitarbeiterwünsche, Zeitkontenstände, Qualifikationen) mit welchem Gewicht (falls sich zwei Faktoren in der Planung ausschließen) in der Planung berücksichtigt werden und wann ein Plan für ein Unternehmen ein guter Plan ist. Durch die Definition eines Planungsprozesses erreicht man, dass Abläufe reproduzierbar werden, so dass man auf dieser Basis die Planung immer weiter verfeinern kann. Ein weiterer Vorteil der Prozessbetrachtung ist, dass bei Ausfall eines Planers die Vertretung einfacher ist.